Per l'ufficio
Team: aggiungere e gestire i dipendenti
Come dare alle persone della vostra azienda l'accesso a RelatixworK, come seguire gli inviti e lo stato degli account e come togliere di nuovo l'accesso. Per proprietari e amministratori.
L'elenco del team
«Team» nella barra laterale dell'area ufficio elenca tutte le persone con accesso alla vostra azienda, a partire da chi fa parte del team da più tempo. L'intestazione sopra l'elenco le conta e la vostra riga è contrassegnata con «(tu)».
- Utente — nome e indirizzo e-mail della persona.
- Ruolo — «Proprietario», «Amministratore» o «Dipendente».
- Accesso — «Attivo», «Invito in sospeso» o «Bloccato».
- 2FA — se l'autenticazione a due fattori è attivata per quella persona.
- Dal — il giorno in cui la persona è stata aggiunta alla vostra azienda.
Da sapere: Su schermi stretti la tabella nasconde le colonne che non ci stanno: «2FA» sparisce sotto la larghezza di un tablet e «Dal» sotto quella di un desktop. «Utente», «Ruolo» e «Accesso» ci sono sempre.
Da sapere: La Dashboard ripete le stesse informazioni in breve. Il riquadro «Dipendenti» conta solo le persone con il ruolo «Dipendente»; la scheda «Team» conta tutti, aggiunge il numero degli inviti in sospeso quando ce ne sono, elenca le prime sei persone con ruolo e stato dell'accesso e offre il pulsante «Gestisci team».
Aggiungere un dipendente
Tutti quelli che aggiungete qui ricevono il ruolo «Dipendente». I dipendenti usano solo l'area dipendenti: registrano i propri rapporti e non vedono mai i rapporti degli altri.
- Aprite «Team». «Aggiungi dipendente» è la prima scheda, sopra l'elenco.
- Compilate «Nome» (da 2 a 120 caratteri) e «E-mail» (al massimo 254 caratteri).
- Fate clic su «Aggiungi». La persona compare subito nell'elenco.
- La persona non ha ancora una password — account nuovo, oppure account creato altrove il cui invito è ancora aperto: l'account viene creato se non esiste e parte un'e-mail con il link di attivazione. La conferma dice «Dipendente aggiunto. L'invito è stato inviato via e-mail.»
- La persona ha già una password, per esempio perché lavora per un'altra azienda sulla piattaforma: non parte nessuna e-mail e la password attuale continua a valere. Il nome che avete scritto non viene usato: la persona mantiene il nome del proprio account. La conferma dice «Dipendente aggiunto. La persona ha già un account e può accedere direttamente.»
Due risposte bloccano il modulo. Compaiono entrambe sotto il campo «E-mail», con «Verifica i campi contrassegnati.» sopra il modulo, e non viene aggiunto nessuno:
- «Questa persona fa già parte del team.» — l'indirizzo è già nel vostro elenco.
- «Questa e-mail non può essere aggiunta.» — l'indirizzo appartiene al team RelatixworK e non è ammesso per un dipendente.
Da sapere: Se sopra il modulo leggete «Dipendente aggiunto, ma non è stato possibile inviare l'invito. Invialo di nuovo.», la persona è nell'elenco ma non ha ancora il link. Usate «Invia di nuovo» nella sua riga.
L'invito e il primo accesso
L'invito è un'e-mail con oggetto «RelatixworK: Attiva il tuo account». Contiene un solo link, valido per 1 ora. La persona lo apre e sceglie una password.
- Almeno 12 caratteri
- Una lettera maiuscola
- Una lettera minuscola
- Un numero
- Un simbolo (ad es. ! ? # @)
Appena la password è salvata, la colonna «Accesso» passa da «Invito in sospeso» ad «Attivo» e la persona può accedere.
Da sapere: Nessuno in ufficio vede la password. L'e-mail è scritta nella lingua che state usando in ufficio in quel momento, non in quella di chi la riceve. Se l'ora è scaduta, la persona può rimediare da sola: «Hai dimenticato la password?» nella pagina di accesso invia un nuovo link allo stesso indirizzo. Salvare una nuova password chiude anche tutte le sessioni ancora aperte di quell'account.
Inviare di nuovo un invito
Finché una persona non ha impostato la password e non è bloccata, la sua riga mostra «Invito in sospeso» e il pulsante «Invia di nuovo».
- Cercate la persona nell'elenco.
- Fate clic su «Invia di nuovo» alla fine della riga.
- Parte una nuova e-mail, di nuovo con un link valido per 1 ora.
Da sapere: Il pulsante scompare appena l'invito viene accettato. Se nel frattempo la persona imposta una password, la risposta è «L'invito è già stato accettato.» Il messaggio «Impossibile inviare l'e-mail.» significa che l'indirizzo non era raggiungibile: verificatelo e rivolgetevi al Supporto se il problema resta.
Che cosa significa la colonna «Accesso»
- Attivo — la persona ha una password e può accedere.
- Invito in sospeso — l'account esiste, ma la password non è mai stata impostata. La persona non può ancora accedere.
- Bloccato — l'account è stato bloccato dal team RelatixworK. La persona non può accedere a nessuna azienda e il pulsante «Invia di nuovo» non compare.
Importante: Un blocco non si imposta né si toglie dall'elenco del team. Può farlo solo il team RelatixworK e riguarda l'account stesso, non solo la vostra azienda.
Autenticazione a due fattori nel team
La colonna «2FA» mostra il secondo fattore di ogni persona. La riga sotto l'intestazione dell'elenco enuncia la regola: «Per proprietari e amministratori l'autenticazione a due fattori è obbligatoria. Per i dipendenti è consigliata.»
- Attiva — la persona accede con la password e un codice preso da un'app di autenticazione.
- Richiesta all'accesso — un proprietario o un amministratore senza secondo fattore. Per questa persona restano chiuse sia l'area ufficio sia l'area dipendenti: ogni tentativo finisce sulla pagina di configurazione finché non è stata completata.
- Consigliata — un dipendente senza secondo fattore. La persona lavora normalmente; l'area dipendenti propone di attivarla e offre «Non ora», che nasconde il promemoria per 30 giorni su quel browser.
Importante: Non potete attivare né disattivare il secondo fattore di un'altra persona. Ognuno lo fa nel proprio account e conserva i codici di recupero mostrati durante la configurazione. Chi perde sia l'app sia i codici deve rivolgersi al Supporto.
Rimuovere una persona dal team
Il pulsante per rimuovere si trova alla fine della riga: un piccolo pulsante con la sola icona, il cui suggerimento dice «Rimuovi <nome>». Compare solo per i dipendenti, mai per proprietari, amministratori o per la vostra riga.
- Cercate la persona nell'elenco.
- Fate clic sul pulsante di rimozione alla fine della riga.
- Confermate la domanda «Rimuovere <nome> dal team? La persona perderà immediatamente l'accesso.»
Importante: La rimozione ha effetto immediato e non si annulla. La persona perde l'accesso alla vostra azienda e tutte le sessioni aperte vengono chiuse, su ogni dispositivo. Potete aggiungerla di nuovo più tardi, ma comparirà nell'elenco con la data attuale.
- I rapporti già inviati restano nella vostra azienda, con il nome di chi li ha scritti, e quelli approvati si possono ancora fatturare.
- Un rapporto ancora in bozza, o uno che avete restituito per la correzione, non si può più concludere: l'ufficio non vede mai le bozze e solo chi lo ha scritto può inviarlo per l'approvazione.
- L'account non viene cancellato. Chi lavora anche per un'altra azienda sulla piattaforma mantiene lì accesso e password: deve solo accedere di nuovo.
- Se la persona ha già una password, non serve un nuovo invito quando la aggiungete di nuovo.
Che cosa non si cambia qui
- Ruoli — qui un dipendente non diventa amministratore; nemmeno proprietari e amministratori si possono rimuovere da qui. Rivolgetevi al Supporto, il link nel piè di pagina.
- Nome — l'elenco mostra il nome che la persona tiene nelle proprie impostazioni. Il nome che scrivete quando la aggiungete vale solo se l'account viene creato in quel momento; per un account che esiste già non viene usato.
- Indirizzo e-mail — qui non si corregge. Rimuovete la persona e aggiungetela di nuovo con l'indirizzo giusto, oppure rivolgetevi al Supporto.
- Bloccare un account — è riservato al team RelatixworK.
Da sapere: Aggiungere un dipendente, inviare di nuovo un invito e rimuovere un dipendente vengono registrati nel registro attività come «Dipendente aggiunto», «Invito al dipendente inviato di nuovo» e «Dipendente rimosso», insieme al vostro indirizzo e-mail, al momento, all'indirizzo IP e all'indirizzo interessato. Questa voce appartiene al team RelatixworK e nessuno la può modificare.
Domande frequenti
- L'invito non è mai arrivato. Che cosa faccio?
- Chiedete alla persona di guardare prima nella cartella dello spam. Poi usate «Invia di nuovo»: parte un nuovo link, valido per 1 ora.
- La stessa persona può lavorare per due aziende?
- Sì. Aggiungetela con lo stesso indirizzo e-mail: mantiene un solo account e una sola password, e ogni azienda la vede nel proprio elenco.
- I rapporti spariscono se rimuovo qualcuno?
- No. I rapporti già inviati restano nella vostra azienda con il nome di chi li ha scritti. Viene meno solo l'accesso.