Per l'ufficio
Clienti e luoghi di lavoro
Come registrare i clienti della vostra azienda, i luoghi in cui si svolge il lavoro e le attività di ogni luogo. Qui nasce tutto ciò che i dipendenti scelgono nel rapporto e da cui parte la fatturazione.
Clienti e luoghi di lavoro
Un cliente è l'azienda o la persona per cui lavorate. Ogni cliente ha uno o più luoghi di lavoro: un ufficio, un vano scale, un appartamento privato. Nel rapporto il dipendente non sceglie il cliente ma il luogo; il cliente viene assegnato automaticamente. Aprite «Clienti» nella barra laterale dell'area ufficio. Qui lavorano proprietari e amministratori; i dipendenti non vedono mai quest'area.
- Cliente — nome, persona di contatto, telefono, e-mail e note interne.
- Luogo di lavoro — nome, indirizzo e l'elenco delle attività abituali di quel luogo.
- L'elenco dei clienti è ordinato per nome. La colonna «Luoghi» conta solo i luoghi non archiviati.
Da sapere: I clienti archiviati restano fuori dall'elenco. Il link «Mostra anche gli archiviati», sotto il titolo dell'elenco, li fa comparire; «Nascondi gli archiviati» li nasconde di nuovo.
Creare un cliente
- Aprite «Clienti» e premete «Crea cliente».
- Compilate «Nome». È l'unico campo obbligatorio: almeno 2 caratteri, al massimo 160.
- Aggiungete «Persona di contatto», «Telefono» ed «E-mail» se li avete. L'indirizzo e-mail deve essere completo oppure restare vuoto.
- Premete «Crea cliente». Si apre la pagina del nuovo cliente, pronta per il primo luogo di lavoro.
Da sapere: Due clienti possono avere lo stesso nome. Aggiungete un elemento che li distingua, per esempio la località, perché nel rapporto i dipendenti vedono solo questo nome.
Dati di contatto e note interne
La pagina di un cliente ha due schede: in alto «Luoghi di lavoro», sotto «Dati del cliente». Modificate un campo in «Dati del cliente» e premete «Salva».
- Persona di contatto — fino a 120 caratteri.
- Telefono — fino a 40 caratteri.
- E-mail — fino a 254 caratteri, controllata come indirizzo.
- Note interne — fino a 5000 caratteri: istruzioni di accesso, accordi, tutto ciò che l'ufficio deve ricordare.
Da sapere: Le note interne restano nell'area ufficio. Non compaiono né nel rapporto dei dipendenti né su una fattura.
La ricerca nella barra in alto trova i clienti a partire da due caratteri, per nome e per persona di contatto, e mostra fino a otto risultati per categoria. Anche i clienti archiviati compaiono fra i risultati, contrassegnati come archiviati.
Aggiungere un luogo di lavoro
- Aprite il cliente e premete «Nuovo luogo».
- Compilate «Nome del luogo», da 2 a 160 caratteri. Usate il nome che i dipendenti conoscono, per esempio l'ufficio al secondo piano o il vano scale.
- Aggiungete l'indirizzo: «Via e n.» fino a 200 caratteri, «NPA» fino a 20, «Località» fino a 120. Tutti e tre i campi sono facoltativi.
- Scrivete le attività abituali, una per riga.
- Premete «Crea luogo».
Da sapere: Nella pagina del cliente ogni luogo compare con il suo indirizzo e il numero di attività. «Modifica» riapre il luogo; le modifiche si salvano con «Salva».
Attività abituali
Le attività abituali di un luogo diventano la lista di controllo del rapporto. Nel campo «Attività abituali» scrivete un'attività per riga.
- Le righe vuote vengono eliminate e la stessa riga scritta due volte resta una sola.
- Al massimo 50 attività per luogo, ciascuna fino a 200 caratteri.
- L'intero campo contiene fino a 10 000 caratteri.
Nell'area dipendenti le attività compaiono sotto «Attività» appena il luogo viene scelto in «Cliente e luogo». Il dipendente spunta le attività svolte e può aggiungerne altre con «Aggiungi». Se un luogo non ha attività, il rapporto lo segnala e il dipendente scrive le proprie.
Da sapere: I rapporti già salvati mantengono le attività con cui sono stati compilati. La modifica dell'elenco di un luogo vale solo per ciò che viene proposto da quel momento in poi.
Archiviare e riattivare
Clienti e luoghi non vengono mai eliminati. Quando un contratto finisce, archiviateli: lo storico resta completo e il nome sparisce da tutto ciò che è nuovo.
- Aprite il cliente, o il luogo, e premete «Archivia» in alto a destra.
- Confermate la domanda che compare.
- Sulla pagina appare poi l'avviso che il cliente, o il luogo, è archiviato.
- Un luogo archiviato non compare più in «Cliente e luogo» nell'area dipendenti.
- Un cliente archiviato toglie da quell'elenco tutti i suoi luoghi, anche quelli che non sono archiviati a loro volta.
- Rapporti, fatture e tutto ciò che è già registrato restano esattamente come sono.
- «Riattiva», nello stesso punto, riporta subito il cliente o il luogo e non chiede conferma.
Importante: L'archiviazione ha effetto immediato per tutti. Chi deve ancora scrivere il rapporto di quel luogo non trova più quel luogo in un nuovo rapporto; se il modulo era già aperto, il salvataggio non riesce e compare il messaggio che il luogo è stato archiviato e che ne va scelto un altro. Fate compilare prima i rapporti in sospeso.
Da sapere: Riattivando un cliente non si riattivano i luoghi che avete archiviato uno a uno. Riattivate anche quei luoghi.
Come rapporti e fatturazione usano questi dati
- Area dipendenti: l'elenco «Cliente e luogo» è raggruppato per cliente e propone solo i luoghi attivi di clienti attivi.
- Un rapporto che contiene già un luogo archiviato lo mantiene e può essere completato e approvato; solo le attività abituali non vengono più proposte per quel luogo.
- Area ufficio: l'elenco dei rapporti ha la colonna «Cliente e luogo», che indica prima il cliente e poi il luogo; contiene i rapporti «Da approvare», «Restituiti» e «Approvati», mai le bozze.
- «Fatturazione → Clienti»: quando create una fattura scegliete prima il «Cliente» e solo dopo i suoi rapporti approvati.
- Il nome del cliente compila «Nome del cliente». Se è selezionato esattamente un rapporto, l'indirizzo del suo luogo compila il campo «Indirizzo di fatturazione».
I clienti archiviati non vengono proposti quando si crea una fattura. Un cliente con rapporti approvati non ancora fatturati resta disponibile per quei rapporti.
Da sapere: L'indirizzo di fatturazione appartiene alla fattura, non al cliente: verificatelo prima di emetterla. Può benissimo essere diverso dall'indirizzo del luogo in cui si è lavorato.
Domande frequenti
- Posso eliminare un cliente creato per errore?
- No. L'eliminazione non esiste. Correggete il nome in «Dati del cliente» oppure archiviate il cliente, così sparisce da tutto ciò che è nuovo.
- Un dipendente non trova un luogo nel rapporto. Perché?
- O il luogo è archiviato, oppure lo è il suo cliente. Entrambi devono essere attivi. Riattivate quello archiviato.
- L'archiviazione modifica rapporti o fatture già esistenti?
- No. Tutto ciò che è già registrato resta leggibile e invariato, compreso il nome del cliente e del luogo.
- Ho corretto l'elenco delle attività. Cambiano i rapporti del mese scorso?
- No. Ogni rapporto mantiene le attività così come sono state registrate allora.