Per l'ufficio
Rapporti: verificare, approvare e restituire
Come arrivano in ufficio i rapporti di lavoro inviati, che cosa mostra ogni rapporto e come approvarlo o restituirlo per correzione. Per proprietari e amministratori.
Dove arrivano i rapporti inviati
I dipendenti compilano i loro rapporti nell'area dipendenti. Appena qualcuno sceglie «Salva e invia», il rapporto compare in ufficio sotto «Rapporti» nella barra laterale. Non c'è nulla da inoltrare né da raccogliere a mano.
La Dashboard mostra la stessa informazione nel riquadro «Rapporti da approvare» con il numero attuale. Il riquadro apre lo stesso elenco.
Importante: Un rapporto che il dipendente ha solo salvato come bozza resta privato. Le bozze non compaiono mai nell'elenco dell'ufficio, non si possono aprire dall'ufficio e non vengono conteggiate da nessuna parte. Se un rapporto sembra mancare, chiedete al dipendente se lo ha davvero inviato.
Elenco, filtri e contatori
L'elenco si apre su «Da approvare», cioè sui rapporti che attendono ancora una decisione. Sopra la tabella ci sono quattro filtri:
- «Da approvare» — inviati, ancora senza decisione. Ordinati per momento di invio, dal più vecchio, così in cima c'è il rapporto che aspetta da più tempo.
- «Restituiti» — rimandati indietro per correzione e non ancora inviati di nuovo.
- «Approvati» — già approvati, dalla giornata di lavoro più recente.
- «Tutti» — tutti i rapporti tranne le bozze, dalla giornata di lavoro più recente.
Ogni filtro tranne «Tutti» mostra tra parentesi il numero di rapporti in quello stato. La tabella ha cinque colonne: «Data», «Dipendente», «Cliente e luogo», «Ore» e «Stato». La colonna «Ore» indica l'orario di inizio e di fine e, tra parentesi, il tempo di lavoro al netto della pausa. «Cliente e luogo» viene nascosta sugli schermi più stretti di un tablet e sul telefono sparisce anche «Ore»; la data apre sempre il rapporto.
Da sapere: L'elenco mostra al massimo 300 rapporti per volta. Con anni di storico alle spalle, usate i filtri invece di scorrere.
Che cosa mostra un rapporto aperto
Un clic sulla data apre il rapporto. In alto trovate il nome del dipendente, il suo indirizzo e-mail e il momento dell'invio, accanto allo stato.
- «Rapporto» — la giornata di lavoro, l'orario di inizio e di fine con la pausa e il tempo di lavoro che ne risulta, più cliente e luogo con l'indirizzo.
- «Attività» — tutte le attività del rapporto: con il segno di spunta se svolte, barrate se non svolte.
- «Note» — quanto scritto dal dipendente: osservazioni, problemi riscontrati, materiale mancante.
- «Foto» — le immagini allegate al rapporto, al massimo dieci. Un clic sulla miniatura apre la foto intera in una nuova scheda.
Da sapere: L'orario di lavoro può superare la mezzanotte. Se la fine precede l'inizio, il servizio è terminato il giorno successivo e il tempo di lavoro viene calcolato di conseguenza.
Approvare un rapporto
Un rapporto da approvare mostra sopra i dettagli il riquadro «Revisione» con il pulsante «Approva».
- Aprite il rapporto e controllate orari, attività, note e foto.
- Premete «Approva».
- Lo stato passa ad «Approvato» e al posto del riquadro «Revisione» compare una riga che indica chi ha approvato il rapporto e quando.
Importante: «Approva» ha effetto subito, senza richiesta di conferma. Un rapporto approvato non può più essere restituito né modificato e non è più possibile decidere di nuovo su di esso — né dall'ufficio né dal dipendente. Se in seguito emerge un errore, il dipendente deve creare un nuovo rapporto.
Da sapere: Approvare e restituire sono possibili solo finché il rapporto è da approvare. Se nel frattempo ha deciso un altro amministratore, la piattaforma risponde «Questo rapporto non è più in attesa di approvazione» e non cambia nulla; ricaricate la pagina per vedere la decisione presa.
Restituire un rapporto per correzione
Se manca qualcosa o qualcosa non torna, restituite il rapporto invece di approvarlo. Il commento è obbligatorio: è l'unica cosa che il dipendente legge della vostra decisione.
- Aprite il rapporto e andate al riquadro «Revisione».
- Scrivete in «Commento per il dipendente» che cosa va corretto. Almeno tre caratteri, al massimo 2000.
- Premete «Restituisci per correzione».
Lo stato passa a «Restituito». Da quel momento la pagina mostra chi ha restituito il rapporto, quando, e il commento completo, così tutto l'ufficio vede che cosa è stato chiesto.
Importante: Restituire è definitivo quanto approvare. Una volta che il rapporto è tornato al dipendente, l'ufficio può decidere di nuovo solo quando il dipendente lo invia una seconda volta.
Che cosa vede poi il dipendente
- «Approvato» — nel rapporto compare la riga «Approvato da» con il vostro nome e la data; il rapporto non è più modificabile.
- «Restituito» — il vostro commento compare in cima al rapporto e l'intero rapporto torna modificabile, foto comprese.
Per rimandare in ufficio il rapporto corretto, il dipendente usa di nuovo «Salva e invia». Torna sotto «Da approvare» con un nuovo momento di invio e viene verificato come ogni altro rapporto.
Da sapere: La piattaforma non invia e-mail né messaggi quando approvate o restituite un rapporto. I dipendenti vedono lo stato nel proprio elenco dei rapporti: dopo una restituzione conviene dire loro di controllare lì.
Dal rapporto approvato alla fattura
Solo i rapporti approvati si possono fatturare. Un rapporto approvato mostra in alto il pulsante «Crea fattura»: apre una nuova fattura con quel cliente e quel rapporto già selezionati. Il tempo di lavoro del rapporto viene moltiplicato per la tariffa oraria che indicate nella fattura.
- Quando il rapporto è già su una fattura, lo stesso pulsante diventa «Vedi fattura» e porta direttamente a quella fattura.
- Un rapporto appartiene a una sola fattura. Una volta usato, sparisce da «Rapporti disponibili» in tutte le altre fatture, anche se quella fattura è ancora una bozza; eliminando la bozza il rapporto torna disponibile.
- Anche l'elenco dei rapporti ha in alto «Crea fattura», se preferite partire dalla fattura e scegliere lì i rapporti.
Domande frequenti
- Posso annullare un'approvazione o una restituzione?
- No. Per l'ufficio entrambe le decisioni sono definitive. Un rapporto restituito torna solo quando il dipendente lo invia di nuovo; un rapporto approvato resta approvato.
- Posso correggere io gli orari o le note?
- No. L'ufficio può solo approvare o restituire. Il contenuto appartiene a chi lo ha scritto e si modifica solo finché il rapporto è una bozza o è stato restituito.
- Un rapporto di cui sono a conoscenza non compare nell'elenco. Perché?
- O è ancora una bozza nell'area dipendenti di chi lo ha scritto — le bozze restano sulla piattaforma, ma le vede solo chi le ha scritte — oppure si trova sotto un altro filtro. Controllate prima «Tutti».
- Chi vede le foto di un rapporto?
- La persona che le ha scattate, oltre ai proprietari e agli amministratori della vostra azienda. Nessun altro, né dentro né fuori dalla piattaforma.