Per l'ufficio
Fatture ai clienti
Create una fattura dai rapporti approvati o dai servizi inseriti manualmente, emettetela con un numero, aggiungete la QR-fattura svizzera e registrate il pagamento. Per proprietari e personale d'ufficio.
Dove si trovano le fatture
Nella barra laterale aprite «Fatturazione → Clienti». L'elenco mostra tutte le fatture della vostra azienda, a partire dall'ultima creata, con numero, cliente, data di emissione, stato e totale.
- Sopra l'elenco ci sono i filtri «Tutte», «Bozze», «Emesse» e «Pagate», ciascuno con il numero di fatture che contiene.
- Una bozza senza numero compare come «Bozza di fattura». Selezionate il numero per aprire il documento.
- «Crea fattura», in alto a destra, avvia una nuova fattura.
Creare una fattura
Una fattura può nascere da un rapporto approvato oppure senza alcun rapporto. I rapporti sono facoltativi, ma il cliente e almeno una riga — un rapporto o un servizio manuale — sono sempre necessari.
- Da un rapporto: aprite «Rapporti», scegliete un rapporto approvato e usate «Crea fattura». Il cliente e quel rapporto sono già selezionati. Quando il rapporto appartiene a una fattura, nello stesso punto compare «Vedi fattura».
- Da zero: in «Fatturazione → Clienti» usate «Crea fattura» e scegliete il cliente sotto «Cliente e rapporti».
- Spuntate i rapporti desiderati sotto «Rapporti disponibili»; il pulsante accanto all'elenco passa da «Seleziona tutti» a «Cancella selezione».
- Inserite tutto ciò che non ha un rapporto sotto «Servizi inseriti manualmente» con «Aggiungi servizio» e compilate «Descrizione del servizio», «Quantità» e «Prezzo unitario».
- Verificate importi, date, «Codice IVA» e i due indirizzi, poi usate «Salva bozza».
Da sapere: Compaiono solo i rapporti approvati che non appartengono già a un'altra fattura, bozze comprese. Tutti i rapporti di una fattura devono essere dello stesso cliente. Se è selezionato un solo rapporto, l'indirizzo di fatturazione viene ripreso da quel luogo di lavoro; potete sovrascriverlo. Se cambiate cliente, selezione e indirizzo vengono azzerati.
- Una fattura contiene al massimo 500 righe, contando insieme rapporti e servizi manuali.
- Una descrizione del servizio accetta fino a 1000 caratteri.
- I «Dati aziendali» arrivano dal profilo aziendale. Sotto «Dati di fatturazione del cliente» il nome arriva dal cliente scelto, mentre l'indirizzo di fatturazione viene proposto solo se è selezionato un solo rapporto. Tutto si può correggere sulla fattura.
Da sapere: «Pagamento e note», l'ultima scheda del modulo, contiene due campi di testo libero: «Dati di pagamento», fino a 2000 caratteri — intestatario del conto, IBAN, riferimento per il bonifico — e «Note sulla fattura», fino a 5000 caratteri. Compaiono in fondo al documento solo se li compilate e non sostituiscono i dati bancari né la polizza di pagamento aggiunti al momento dell'emissione.
Servizi, quantità e prezzi
- Righe da rapporto: le ore arrivano dal rapporto stesso (inizio, fine e pausa). La «Tariffa oraria» vale per tutte le righe da rapporto della fattura; il campo compare solo quando è selezionato un rapporto e deve essere maggiore di zero.
- Servizi manuali: l'importo è «Quantità» moltiplicata per «Prezzo unitario». Entrambi accettano fino a due decimali; la quantità deve essere maggiore di zero e al massimo 1 000 000, il prezzo unitario può essere 0.00.
- «Prezzi inseriti» stabilisce se quello che scrivete è «IVA esclusa» o «IVA inclusa». La predefinizione arriva da «Impostazioni → Azienda» e ogni bozza può usare l'altra opzione.
- «Subtotale», «IVA» e «Totale» si aggiornano mentre scrivete. Ogni riga è arrotondata al centesimo e l'imposta è calcolata una sola volta, sulla somma delle righe.
Da sapere: La valuta arriva dal profilo aziendale e non si può cambiare sulla fattura. Né una riga né il totale possono superare 21 474 836.47; oltre quel limite la piattaforma rifiuta il salvataggio.
L'IVA sulla fattura
Il «Codice IVA» sotto «Importi e date» determina l'aliquota. Si possono scegliere solo i codici per le vendite attivi e validi alla data di emissione.
- Il codice predefinito dell'azienda per il periodo corrispondente è già selezionato; «Usa il codice predefinito dell'azienda» lo ripristina dopo una modifica.
- Se cambiate la data di emissione, viene caricato il codice predefinito dell'azienda per il periodo corrispondente.
- Se l'azienda non è assoggettata all'IVA in quel periodo, non viene addebitata IVA e il documento lo indica.
- I codici si gestiscono in «Impostazioni → App», il regime IVA in «Impostazioni → Azienda».
Da sapere: Aliquota, codice e regime vengono salvati insieme alla fattura: le modifiche successive nelle impostazioni non toccano mai un documento esistente. Se la configurazione è cambiata dopo il salvataggio della bozza, l'emissione si ferma: usate «Modifica bozza», salvate di nuovo, verificate gli importi ed emettete.
Numero, date e scadenza
- «Data di emissione» — la data stampata sul documento. Determina anche il «Codice IVA» e l'esercizio della registrazione.
- «Data di scadenza» — in una nuova fattura viene proposta 30 giorni dopo la data di emissione. Non può mai essere anteriore alla data di emissione.
- «Numero della fattura (facoltativo)» — se lo lasciate vuoto, il numero viene assegnato all'emissione nella forma RE-AAAA/1000: l'anno della data di emissione e un contatore che parte da 1000.
- Numero proprio: fino a 80 caratteri, lettere, cifre e i segni / . _ -, con lettera o cifra iniziale. Quello che scrivete viene salvato in maiuscolo.
Importante: Un numero già emesso resta riservato per sempre a quella fattura, anche dopo una correzione. Un numero che appartiene a un'altra fattura viene rifiutato al momento dell'emissione.
Bozza, Emessa, Pagata
- «Bozza» — niente è definitivo. Sono disponibili «Modifica bozza», «Elimina bozza» ed «Emetti fattura». Il documento è contrassegnato come bozza e non contiene un codice QR pagabile.
- «Emessa» — numero, coordinate bancarie e riferimento di pagamento sono fissati. Potete stampare la fattura, usare «Segna come pagata» oppure «Riporta in bozza».
- «Pagata» — il documento è bloccato: niente più modifiche e nessun ritorno in bozza. Restano possibili la stampa e il salvataggio in PDF.
- Aprite la bozza, leggete il documento, usate «Emetti fattura» e confermate.
- Quando il denaro è arrivato, usate «Segna come pagata» e confermate.
- Per correggere una fattura emessa, usate «Riporta in bozza», modificatela ed emettetela di nuovo.
Importante: «Segna come pagata» non si può annullare: una fattura pagata non si modifica più e non torna in bozza. Il pagamento viene registrato con la data in cui confermate e non si può retrodatare.
Importante: «Elimina bozza» cancella la bozza in modo definitivo e libera i suoi rapporti per un'altra fattura. Una fattura già emessa una volta non offre più «Elimina bozza».
Coordinate bancarie e QR-fattura svizzera
La sezione «Coordinate bancarie e QR-fattura» stabilisce come paga il cliente. Scegliete il «Conto bancario di accredito»; nelle nuove fatture viene proposto il conto predefinito dell'azienda e sono offerti solo i conti attivi nella valuta della fattura.
- Il conto e le sue impostazioni di pagamento si trovano in «Banking»; «Configura il conto bancario» vi porta direttamente lì.
- Se per quel conto la QR-fattura è attiva, la fattura riceve un bollettino di pagamento QR svizzero. Altrimenti le coordinate vengono stampate senza bollettino.
- Una QR-fattura richiede CHF o EUR e un IBAN svizzero valido — un QR-IBAN quando il «Tipo di riferimento» è «QR-IBAN + riferimento QR». Come beneficiario del pagamento compare il «Titolare del conto» registrato sul conto bancario, non i «Dati aziendali» della fattura: nome, NPA, città e paese sono obbligatori, via e numero civico facoltativi.
- «Includi l'indirizzo del pagatore» — proposto quando la QR-fattura è attiva — stampa il cliente sul bollettino. Il nome è sempre quello del cliente della fattura; NPA, città e paese sono obbligatori, via e numero civico facoltativi. Senza questi dati il bollettino lascia lo spazio da compilare al pagatore.
Da sapere: Un riferimento di pagamento nasce all'emissione, se il «Tipo di riferimento» del conto ne prevede uno. Arriva da un contatore di tutta la vostra azienda che non riparte mai a gennaio e non deriva mai dal numero della fattura; una correzione riutilizza lo stesso riferimento. Il numero della fattura viaggia come comunicazione di pagamento. Coordinate, riferimento e codice QR vengono congelati all'emissione: le modifiche successive al conto bancario non toccano mai un documento già emesso. Una bozza non contiene un codice QR pagabile e una bozza senza conto di accredito lo segnala nella pagina del documento.
Importante: Se un dato manca o non è valido, l'emissione si interrompe e la piattaforma vi chiede di verificare le impostazioni QR della banca e l'indirizzo del pagatore. Il codice contiene al massimo 997 caratteri, quindi nomi o indirizzi molto lunghi possono superarlo, e una fattura con totale 0.00 non può avere un bollettino. Se una fattura è stata emessa senza conto di accredito, resta senza coordinate: riportatela in bozza, scegliete il conto ed emettetela di nuovo.
Stampa e PDF
- Aprite la fattura e usate «Stampa / Salva PDF».
- Nella finestra di stampa scegliete il formato A4 al 100% e disattivate intestazioni e piè di pagina del browser.
- Stampate il documento oppure salvatelo come file PDF con l'opzione del vostro browser.
Da sapere: Il bollettino di pagamento QR viene stampato in fondo a una pagina A4 separata, nel formato prescritto (210 × 105 mm: ricevuta di 62 mm e sezione pagamento di 148 mm), quindi non riducetelo. Il logo aziendale di «Impostazioni → Azienda» compare sul documento; se non può essere caricato, la piattaforma vi avvisa invece di stampare senza logo.
Effetto sulla contabilità
- Solo le fatture emesse e pagate entrano in contabilità; una bozza non ci entra mai.
- Alla data di emissione vengono registrati il credito, il ricavo e l'IVA. Alla data di pagamento — il giorno in cui confermate «Segna come pagata», secondo l'ora svizzera — viene registrata l'entrata di denaro.
- Le stesse fatture confluiscono in «Contabilità → Imposta sul valore aggiunto» e «Contabilità → Conti annuali».
Importante: Le bozze si possono creare e modificare anche in un esercizio bloccato o chiuso; ciò che si ferma è la registrazione. «Emetti fattura» e «Riporta in bozza» vengono rifiutati quando l'esercizio della data di emissione è bloccato o chiuso, oppure quando l'esercizio successivo, che ha ripreso da quello i saldi di apertura, è a sua volta bloccato, chiuso o già riportato. «Segna come pagata» viene invece verificato sull'esercizio del pagamento: se questo cade in un esercizio aperto, funziona anche dopo la chiusura dell'esercizio della fattura.
- Un rapporto non compare nell'elenco.
- Deve essere approvato e non deve appartenere a un'altra fattura, nemmeno a una bozza. L'elenco mostra solo i rapporti del cliente scelto sulla fattura.
- Posso correggere una fattura dopo averla emessa?
- Sì, finché non è pagata e finché l'esercizio della data di emissione è aperto. «Riporta in bozza» mantiene il numero riservato e conserva nella cronologia la versione emessa; dopo la correzione emettetela di nuovo.
- Perché la mia bozza non ha il bollettino QR?
- Le coordinate bancarie e il riferimento di pagamento vengono fissati solo all'emissione. Fino a quel momento la bozza serve per la verifica.