Per l'ufficio
Fatture dei fornitori e spese
Registrate quello che l'azienda acquista: le fatture dei fornitori ancora da pagare e i giustificativi delle spese già saldate. In entrambi i casi il documento originale resta allegato e l'IVA deducibile viene preparata.
Dove si trovano e quale usare
Entrambe si trovano nell'area ufficio, sotto «Fatturazione». Possono aprirle solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda, e soltanto con la verifica in due passaggi attiva sull'account.
- «Fatturazione → Fornitori» — una fattura che dovete ancora pagare: ha un numero di fattura, una scadenza e le coordinate bancarie. Passa per «Bozza», «Approvata» e «Pagata».
- «Fatturazione → Spese» — un giustificativo di un acquisto già fatto, di solito pagato subito: senza scadenza e senza coordinate bancarie. Passa per «Bozza» e «Registrata».
Da sapere: Ogni elenco ha filtri con contatore («Tutte», «Da verificare», «Approvate», «Pagate»; nelle spese «Tutte», «Da verificare», «Registrate») e un collegamento «Imposta sul valore aggiunto» che apre il rendiconto completo. Finché un documento non è verificato, nella colonna dell'importo compare «Da verificare» invece di un importo.
Registrare una fattura del fornitore
- Aprite «Fatturazione → Fornitori» e scegliete «Carica fattura».
- Usate «Scatta foto» per la fotocamera del dispositivo oppure «Scegli file» per prendere un documento dal computer.
- Caricate un documento alla volta: un PDF o un'immagine JPEG, PNG o WebP fino a 10 MB.
- Attendete la fine della lettura. La fattura si apre poi come bozza, pronta per la verifica.
Durante il caricamento la piattaforma prova a leggere il documento: il testo stampato, il testo di una fotografia e il codice QR svizzero, se presente. Quello che trova viene scritto nei campi come proposta — fornitore, numero della fattura, date, valuta, importi, IBAN, BIC, riferimento e messaggio di pagamento.
Da sapere: La lettura non decide nulla. Se non trova niente, fallisce o segnala un dato da confermare, il documento viene comunque salvato e i campi li compilate voi. «Mostra il testo letto dal documento» mostra esattamente ciò che è stato letto. Di un PDF vengono lette al massimo cinque pagine: fino a cinque pagine, tutte; oltre, le prime quattro e l'ultima, e la lettura viene segnalata come da confermare.
Le fatture che arrivano alla casella di posta aziendale diventano bozze da sole. Il pulsante «Posta in arrivo» nell'elenco apre i messaggi; una fattura nata così porta un pulsante che riporta al messaggio di origine, e l'eliminazione di quella bozza lascia comunque il messaggio e l'allegato nell'archivio. La ricezione delle email non è ancora attiva: la casella mostra «Ricezione email da collegare» finché il servizio email della piattaforma non viene collegato.
Verificare fornitore, date e valuta
«Verifica fattura» apre il modulo. «Nome del fornitore» e «Numero della fattura del fornitore» sono obbligatori; «Numero fiscale / IVA del fornitore» e «Indirizzo del fornitore» sono facoltativi.
- «Data della fattura» — la data stampata sul documento.
- «Data di ricezione» — quando la fattura è arrivata in azienda. Determina il periodo fiscale aziendale applicabile a questo acquisto e il regime IVA da applicare; non può essere anteriore alla data della fattura.
- «Data di scadenza» — obbligatoria e non può essere anteriore alla data della fattura.
- «Valuta» — ripresa dal documento, altrimenti quella dell'azienda. Sono supportate solo le valute con due decimali.
In «Dati per il pagamento» trovate «Beneficiario», «IBAN», «BIC / SWIFT», «Riferimento di pagamento» e «Messaggio / istruzioni di pagamento». IBAN, BIC e riferimento vengono controllati nel formato prima di salvare la verifica. Gli importi restano nella valuta del documento; qui non c'è un tasso di cambio. La conversione in CHF avviene più avanti, nel rendiconto IVA e nei conti annuali, al cambio ufficiale della data con cui il documento viene contabilizzato.
Importante: RelatixworK non trasferisce denaro. Questi campi preparano soltanto la registrazione; il bonifico lo eseguite presso la vostra banca.
Conti e IVA deducibile
- In «Conti e IVA sugli acquisti» compilate «Descrizione del servizio o della spesa».
- Scegliete il «Conto contabile».
- Lasciate «Codice IVA per gli acquisti» su «Usa IVA del conto / dell'azienda» oppure scegliete un codice dall'elenco.
- Inserite «Importo senza IVA» e «IVA del documento» esattamente come sono stampati.
- Con «Aggiungi ripartizione» aggiungete altre righe, fino a 100 righe, e con «Rimuovi» ne togliete una. Una ripartizione resta sempre: sull'ultima riga «Rimuovi» non è disponibile.
- L'IVA inserita deve corrispondere all'aliquota del codice scelto, con una tolleranza massima di cinque centesimi per riga per l'arrotondamento; con un codice ad aliquota zero l'IVA del documento deve essere esattamente zero. Altrimenti la verifica non viene salvata.
- La percentuale di IVA deducibile si applica solo se l'azienda è assoggettata all'IVA in quel periodo e rendiconta con il metodo effettivo. In tutti gli altri casi la deduzione resta a zero e gli importi del documento rimangono invariati.
- Se il codice non definisce la percentuale, indicate voi il valore applicabile: non viene mai presunta una deduzione del 100%.
- I casi particolari — inversione contabile, rettifiche e IVA all'importazione — non rientrano in questo elenco e richiedono un trattamento separato.
Da sapere: Il riepilogo somma «Importo senza IVA», «IVA del documento», «Totale da pagare» e «IVA deducibile» e mostra accanto il «Totale proposto dalla lettura». Se i due totali sono diversi, un messaggio invita a controllare gli importi sull'originale. Con «Salva verifica» la fattura resta in bozza.
Approvazione e pagamento
- Aprite la fattura e confrontate il riepilogo con il documento.
- Scegliete «Approva per il pagamento». Il pulsante compare solo dopo aver salvato la verifica e quando esiste il regime IVA per la data di ricezione.
- Pagate la fattura presso la vostra banca.
- Scegliete «Registra pagamento», indicate la «Data del pagamento effettuato» e confermate con «Conferma pagamento».
La data del pagamento non può essere futura né anteriore alla data della fattura. Finché la fattura è «Approvata», «Riapri verifica» la riporta in bozza per correggere i dati. Se dopo il salvataggio della verifica sono cambiati i conti, i codici IVA o il regime IVA dell'azienda, l'approvazione viene rifiutata finché la verifica non viene salvata di nuovo.
Importante: Quando la fattura è «Pagata» resta bloccata per sempre: non si può più modificare, riaprire o eliminare. «Elimina bozza», disponibile solo in bozza, cancella la registrazione insieme al documento caricato e non si può annullare.
Da sapere: Due fatture approvate o pagate con lo stesso fornitore — il suo numero fiscale / IVA quando il documento lo riporta, altrimenti il nome — e lo stesso numero di fattura vengono rifiutate, e un documento già approvato come fattura del fornitore o registrato come spesa non può essere approvato una seconda volta.
Il documento originale
Ogni registrazione conserva il file caricato, sotto «Documento originale», accanto ai dati e durante la verifica. Le immagini vengono mostrate e si ingrandiscono con «Apri documento»; un PDF si legge con «Scarica». Vi accedono solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda. Le fotografie e le immagini vengono salvate in JPEG, ridotte a un massimo di 2800 pixel e senza dati EXIF o di posizione; un PDF resta come è stato caricato.
Da sapere: Per approvare serve il documento. Se il file manca, la fattura non può essere approvata.
Spese e giustificativi
Usate «Fatturazione → Spese» quando avete un giustificativo invece di una fattura da pagare: uno scontrino, una ricevuta del carburante, il conto di un ristorante. Il percorso è lo stesso — «Carica giustificativo», poi «Scatta foto» o «Scegli file», quindi «Verifica la spesa», con gli stessi conti e la stessa IVA sugli acquisti; lì la riga si chiama «Descrizione della spesa» e il riepilogo si chiude con «Totale della spesa».
- «Numero del giustificativo (facoltativo)» — un giustificativo senza numero va bene; qui non ci sono scadenza né coordinate bancarie.
- La «Data della spesa» sostituisce la data della fattura; la «Data di ricezione» continua a determinare il regime IVA da applicare.
- «Conferma del pagamento» — spuntate «Confermo che questa spesa è già stata pagata» e indicate la «Data del pagamento effettuato». Potete farlo anche dopo, con «Registra pagamento»: il pulsante compare solo quando la spesa è registrata e finché non è stata salvata una data di pagamento.
- Non c'è approvazione: «Registra la spesa» è l'unico cambio di stato.
Importante: «Registra la spesa» è definitivo. Documento, importi e ripartizione restano bloccati; una spesa registrata non torna in bozza e non può essere corretta né eliminata. La data del pagamento si registra una sola volta.
Da sapere: Lo stesso file di giustificativo può esistere una sola volta per azienda, bozze comprese. Un nuovo caricamento viene rifiutato, e un giustificativo il cui file è già stato approvato come fattura del fornitore non può essere registrato come spesa.
Cosa ne fa la contabilità
- «Contabilità → Imposta sul valore aggiunto» mostra l'IVA deducibile delle fatture dei fornitori approvate e pagate e delle spese registrate. Le bozze restano fuori. Se l'azienda rendiconta sull'incassato, un documento conta solo dalla data di pagamento confermata: finché il pagamento non è registrato resta fuori dal rendiconto.
- «Conti annuali» e «Relazioni di bilancio» usano gli stessi documenti. Una fattura del fornitore viene contabilizzata con la sua «Data di ricezione» e una spesa con la sua «Data della spesa»; gli importi in valuta estera vengono convertiti con il cambio ufficiale di quella data, mentre il pagamento usa il cambio della data di pagamento e la differenza viene registrata come differenza di cambio.
- Quando un esercizio è bloccato o chiuso, le fatture e le spese che vi rientrano — per data di ricezione e per data della spesa — non si possono più modificare. Un pagamento registrato dopo la fine dell'anno resta possibile se la sua data cade in un esercizio aperto.
Da sapere: Se manca il regime IVA per la data di ricezione, il modulo lo segnala e rimanda a «Impostazioni → Azienda». Nel frattempo la verifica si può salvare; la deduzione resta a zero finché il regime non è configurato. Senza conti, o con una valuta non supportata, «Salva verifica» resta invece bloccato: create prima il piano dei conti in «Impostazioni → App».
Domande frequenti
- Posso pagare un fornitore direttamente da RelatixworK?
- No. Né l'approvazione né la registrazione del pagamento muovono denaro. La piattaforma prepara e conserva la registrazione; il bonifico si esegue presso la vostra banca.
- La lettura automatica ha sbagliato gli importi. Cosa faccio?
- Correggeteli a mano. Conta solo quello che salvate, e «Mostra il testo letto dal documento» permette di vedere cosa riportava davvero il documento.
- Ho approvato una fattura con un errore.
- Finché è «Approvata», usate «Riapri verifica», correggete i dati e approvatela di nuovo. Dopo «Registra pagamento» non si cambia più nulla.
- Fattura del fornitore o spesa?
- Se l'importo è ancora dovuto e avete coordinate bancarie e una scadenza, va in «Fornitori». Se è già pagato e avete solo un giustificativo, va in «Spese».