Per l'ufficio
Banking: conti, estratti conto e pagamenti
Come gestire conti bancari e casse, importare gli estratti conto camt.053, leggere i due saldi e impostare i dati di pagamento stampati sulle fatture. Per proprietari e amministratori.
Che cosa trovate in Banking
Banking elenca tutti i conti bancari e le casse della vostra azienda. Si apre dalla voce «Banking» nella barra laterale dell'area ufficio. Ogni scheda mostra il tipo di conto, la valuta e il saldo contabile in franchi; un conto bancario mostra anche il proprio IBAN e il saldo dell'estratto conto.
- «Aggiungi conto» — apre il modulo per un nuovo conto bancario o una nuova cassa.
- «Cerca nome, IBAN o conto» — filtra per nome, banca, IBAN o conto contabile; «Reimposta filtri» appare quando non c'è nessun risultato.
- «Mostra anche i conti disattivati» — mostra i conti disattivati.
- Il nome del conto apre il conto con i suoi estratti conto e le transazioni.
Da sapere: Ogni conto bancario riporta «Collegamento bancario da attivare». La piattaforma non preleva nulla dalla vostra banca: gli estratti conto li importate voi come file camt.053. Non chiede mai le credenziali dell'e-banking e non invia ordini di pagamento.
Aggiungere un conto bancario o una cassa
- Aprite Banking e cliccate su «Aggiungi conto».
- Scegliete «Conto bancario» oppure «Cassa».
- Compilate «Denominazione interna» e «Valuta». Le valute disponibili sono CHF, EUR, USD e GBP.
- Per un conto bancario inserite l'IBAN — l'IBAN ordinario del conto, mai un QR-IBAN, che ha un campo dedicato. «Nome della banca» e «BIC / SWIFT» sono facoltativi.
- Per un conto bancario, in «Collegamento contabile» scegliete «Crea un nuovo conto contabile» oppure «Collega un conto esistente». Una cassa crea sempre un nuovo conto contabile.
- Cliccate su «Salva».
Un nuovo conto contabile riceve un numero libero di quattro cifre tra 1000 e 1999 all'interno del «Gruppo contabile» scelto. Se lasciate vuoto «Numero di conto», viene assegnato automaticamente il primo numero libero. Un conto esistente si può collegare solo se ha un numero di quattro cifre che inizia con 1, non ha un'aliquota IVA, non ha conti subordinati e non è già collegato a un altro conto bancario o a una cassa.
Importante: IBAN, valuta e collegamento contabile vengono fissati al salvataggio e non si possono più modificare. Lo stesso IBAN non può essere usato due volte nella stessa azienda. Se uno dei tre è sbagliato, create un secondo conto e disattivate il primo.
Modificare o disattivare un conto
Aprite il conto ed espandete «Modifica conto, pagamenti e QR-fattura», oppure «Modifica conto» per una cassa. Potete cambiare la denominazione interna, le osservazioni, il nome della banca, il BIC, i dati di pagamento e la casella «Attivo».
- Un conto disattivato conserva tutto lo storico e resta collegato al suo conto contabile.
- Sparisce dall'elenco finché non selezionate «Mostra anche i conti disattivati».
- Non accetta più l'importazione di estratti conto e non viene più proposto nelle fatture.
Importante: Disattivando un conto si perde anche il contrassegno «Predefinito per le fatture». Impostate il predefinito su un altro conto, altrimenti le nuove fatture partono senza conto bancario selezionato.
I due saldi
- «Saldo dell'estratto conto» — il saldo finale più recente comunicato dalla banca per questo conto, nella valuta del conto e con la sua data. Un estratto conto senza saldo finale non viene usato: la piattaforma non inventa un saldo bancario. Fino al primo saldo compare «Nessun estratto conto importato».
- «Saldo contabile · CHF» — il saldo odierno del conto contabile collegato, sempre in franchi, qualunque sia la valuta del conto. Le registrazioni con data futura non sono conteggiate e la sola importazione di un estratto conto non modifica questo importo.
Da sapere: «Saldo contabile provvisorio» significa che in contabilità ci sono punti aperti, per esempio impostazioni o riporti; il link «Conti annuali» porta dove sistemarli e «Scheda di conto» mostra le registrazioni.
Una cassa non ha il saldo dell'estratto conto. Il suo saldo segue le registrazioni del conto collegato e «Registrazioni manuali» porta dove si registrano entrate e uscite in contanti.
Importare un estratto conto camt.053
Scaricate dall'e-banking il file XML camt.053 e importatelo nel conto corrispondente.
- Aprite il conto bancario e andate a «Importa camt.053».
- Selezionate il documento in «File XML della banca».
- Cliccate su «Controlla il file» e leggete l'«Anteprima dell'importazione»: per ogni estratto conto l'identificativo e l'IBAN, il periodo, «Movimenti contabilizzati dalla banca», «Entrate», «Uscite» e il «Saldo dell'estratto conto», oltre al numero di movimenti provvisori o informativi che non verranno importati.
- Cliccate su «Conferma importazione» per importare — il file viene letto e verificato di nuovo — oppure su «Annulla» per scartare l'anteprima e scegliere un altro file.
- Un file può pesare fino a 10 MB e contenere al massimo 5000 movimenti e 100 estratti conto. Le versioni accettate vanno da camt.053.001.02 a camt.053.001.13.
- L'IBAN e la valuta del file devono corrispondere al conto in cui state importando.
- Vengono importati solo i movimenti contabilizzati dalla banca. I movimenti provvisori o informativi sono contati nell'anteprima ed esclusi; arriveranno con un estratto conto successivo.
- I movimenti già presenti vengono saltati. La conferma conta separatamente quelli importati da quelli saltati; questa seconda cifra comprende sia i movimenti già presenti sia quelli non ancora contabilizzati dalla banca.
Ogni importazione conserva il documento originale in «Estratti conto originali»: una riga per ogni estratto conto del file, con il nome del file, la data di importazione e il numero di transazioni contabilizzate. «Scarica» restituisce il file invariato e può scaricarlo solo un amministratore di questa azienda.
Quando un'importazione viene rifiutata
Un'importazione rifiutata non salva nulla: né le transazioni né il file originale. Il messaggio indica il motivo.
- L'IBAN o la valuta dell'estratto conto non corrispondono a questo conto — conto sbagliato o esportazione sbagliata.
- Il conto è disattivato, oppure è una cassa: gli estratti conto entrano solo nei conti bancari attivi.
- Il file è vuoto, supera i 10 MB, non è un documento camt.053 valido o è in una versione non supportata.
- L'estratto conto identifica il conto in un modo diverso dall'IBAN.
- Il file contiene troppi movimenti — esportate dall'e-banking un periodo più breve.
- Esiste già un estratto conto o un movimento con lo stesso riferimento ma con dati diversi.
Importante: Una volta importati, gli estratti conto e le transazioni non si possono cancellare. Controllate l'anteprima prima di confermare e correggete in contabilità ciò che è stato registrato male.
- Ho importato due volte lo stesso file. Le transazioni sono duplicate?
- No. Il file viene riconosciuto e ricevete il messaggio che è già stato importato.
- Una parte del periodo è già importata. Posso caricare l'esportazione più lunga?
- Sì. Le transazioni già presenti vengono saltate e contate a parte; si aggiungono solo quelle nuove.
- L'importazione segnala dati incoerenti. Che cosa faccio?
- La banca ha fornito una versione diversa di un estratto conto o di un movimento già presente. Confrontate i due documenti e chiedete alla banca un'esportazione pulita del periodo.
Leggere le transazioni
Le transazioni importate compaiono in «Transazioni bancarie», dalla data contabile più recente, 50 per pagina, con «Precedente» e «Successiva» sotto l'elenco. «Cerca descrizione o riferimento» restringe l'elenco.
- «Data contabile» e «Data valuta» — le date comunicate dalla banca.
- «Descrizione e riferimento» — il testo della transazione, il suo riferimento e l'indicazione «Storno bancario» quando la banca ha stornato.
- «Importo» — le entrate compaiono con il segno più.
- «Dettagli della banca» — mostra la controparte e le comunicazioni di pagamento, insieme agli importi e ai cambi indicati dalla banca, quando l'estratto conto li contiene. Se per un movimento in valuta estera manca il cambio, viene segnalato.
- Un movimento cumulativo resta un'unica transazione; le singole voci sono elencate in «Dettagli della banca», così il totale non viene contato due volte.
Da sapere: Ogni transazione riporta lo stato «Da contabilizzare». Non viene registrato nulla in automatico: non esiste un collegamento tra una transazione e una fattura o una spesa, e il saldo contabile si muove solo quando la registrazione viene fatta in contabilità.
Dati di pagamento per le fatture
Ogni conto bancario porta i dati di pagamento usati dalle fatture: alla creazione in «Pagamenti e QR-fattura», in seguito in «Modifica conto, pagamenti e QR-fattura». La pagina del conto riassume la situazione attuale in «Pagamento delle fatture».
- «Conto predefinito per le fatture» — questo conto è preselezionato nelle nuove fatture e nell'elenco dei conti della fattura porta l'indicazione «Predefinito». Per ogni azienda può essere predefinito un solo conto.
- «Allegare la sezione di pagamento QR alle fatture?» — «Sì, aggiungere il bollettino QR» oppure «No, usare solo i dati bancari». «Sì» si può scegliere solo per i conti in CHF o EUR.
- «Tipo di riferimento» — «IBAN + riferimento RF», «QR-IBAN + riferimento QR» oppure «IBAN senza riferimento»; le tre opzioni compaiono solo con il bollettino QR attivo. Il riferimento completo viene generato per ogni fattura.
- «QR-IBAN» e «Prefisso del riferimento QR» — i due campi compaiono solo per «QR-IBAN + riferimento QR». Il QR-IBAN è quello che la banca ha assegnato a questo conto; un IBAN ordinario qui viene rifiutato. Il prefisso è facoltativo e ammette fino a 6 cifre.
- «Beneficiario del pagamento» — nome, via, numero civico, NPA, città e codice paese a due lettere, come devono comparire sul bollettino QR.
Da sapere: Nella fattura, «Conto bancario di accredito» propone i conti bancari attivi nella valuta di quella fattura, con il predefinito già selezionato.
Importante: Con il bollettino QR attivo, nome, NPA, città e paese del beneficiario sono obbligatori e l'IBAN del conto deve essere svizzero o del Liechtenstein. Controllate questi dati prima di emettere una fattura.
Cambi valuta
La dashboard dell'area ufficio mostra «Cambi valuta»: il valore di 1 CHF in EUR, USD e GBP, dai riferimenti giornalieri gratuiti della Banca centrale europea. Il controllo è automatico ogni 5 minuti, all'apertura della dashboard e a ogni ritorno sulla pagina.
- Sotto i valori sono indicati la data di riferimento e l'ora dell'ultimo controllo.
- Se un aggiornamento non riesce, restano visibili gli ultimi valori ricevuti con la loro data.
- I cambi più vecchi di sette giorni vengono scartati e il riquadro segnala che i cambi sono temporaneamente non disponibili.
Da sapere: Questi cambi sono informativi. Per le transazioni bancarie valgono gli importi e i cambi comunicati dalla banca.