Per l'ufficio
Dati aziendali, logo e impostazioni dell'azienda
Tutto quello che si trova in «Impostazioni → Azienda»: indirizzo e dati fiscali, logo e colore, tipo di azienda, regime IVA e predefinizione dei prezzi delle fatture. La pagina è riservata a proprietari e amministratori.
Dove si trovano queste impostazioni
Tutte le impostazioni dell'azienda stanno in un'unica pagina. Nell'area ufficio aprite «Impostazioni» nella barra laterale e poi la scheda «Azienda». Ogni sezione della pagina è chiusa all'inizio: fate clic sulla sua barra del titolo per aprirla. I dipendenti non vedono mai questa pagina.
- Dall'intestazione — il nome dell'azienda, o il logo una volta caricato, porta alla stessa pagina.
- Dalla Dashboard — la scheda «Dati aziendali» indica quali voci mancano ancora e contiene il pulsante «Modifica dati».
- «N. cliente» — compare in cima alla pagina. Lo assegna la piattaforma e in azienda non si può modificare.
- «Posta in arrivo» — sulla stessa pagina si trova anche la sezione «Posta in arrivo» con l'indirizzo e-mail dell'azienda; è descritta nel capitolo «Posta in arrivo».
Da sapere: Quello che modificate qui vale per tutta l'azienda, non solo per il vostro account. Proprietari e amministratori devono inoltre avere l'autenticazione a due fattori attiva perché la pagina si apra.
Indirizzo e dati fiscali
Il modulo in fondo alla pagina contiene l'identità dell'azienda. È diviso in due schede, «Azienda» e «Contatti e indirizzo», seguite dalla scheda in sola lettura «Paese e valuta».
- «Nome» — il nome con cui l'azienda compare in tutta la piattaforma. Obbligatorio, da 2 a 120 caratteri.
- «Ragione sociale» — il nome registrato, al massimo 200 caratteri.
- «IDI / N. IVA» — il numero fiscale; l'indicazione sotto il campo mostra il formato atteso, ad esempio CHE-123.456.789 IVA o DE123456789.
- «E-mail» e «Telefono» — i recapiti dell'ufficio.
- «Via e n.», «NPA» e «Località» — l'indirizzo postale.
- Aprite «Impostazioni → Azienda» e andate al modulo in fondo alla pagina.
- Modificate i campi che vi servono. I campi lasciati vuoti restano vuoti; solo «Nome» deve essere compilato.
- Scegliete «Salva». Il messaggio «Modifiche salvate.» conferma l'operazione.
Da sapere: Una nuova fattura riprende da qui il blocco del mittente: la «Ragione sociale» oppure, se manca, il «Nome», l'indirizzo con il paese e il numero «IDI / N. IVA». Nella bozza questi campi restano modificabili. Le fatture già esistenti mantengono i dati salvati su di esse.
Cosa modifica solo il team RelatixworK
Tre valori di questa pagina non sono modificabili dall'azienda. La scheda «Paese e valuta», in fondo al modulo aziendale, mostra i primi due con i campi disattivati.
- «Paese» — compare nell'indirizzo del mittente sulle fatture.
- «Valuta» — la valuta di tutti gli importi della vostra azienda.
- «N. cliente» — il numero in cima alla pagina.
La scheda precisa che questi dati sono collegati al vostro abbonamento. Per farli modificare, usate il link «Supporto» nel piè di pagina.
Da sapere: Il numero cliente identifica la vostra azienda presso il team RelatixworK. Tenetelo a portata di mano quando contattate il supporto.
Logo dell'azienda
La sezione «Logo e colore» è chiusa all'apertura della pagina. Fate clic sulla barra o sul pulsante con il più («Espandi»). A sinistra vedete il logo attuale su uno sfondo a scacchi, così restano visibili le zone trasparenti; senza logo compare «Nessun logo».
- Espandete «Logo e colore».
- In «File del logo» scegliete un'immagine. Sono ammessi PNG, JPG e WebP fino a 2 MB.
- Scegliete «Carica logo», oppure «Sostituisci logo» se ne esiste già uno.
- La piattaforma conserva una propria copia in PNG e la riduce a un massimo di 800 × 400 pixel. Le immagini più piccole non vengono mai ingrandite.
- L'orientamento delle foto viene corretto e i metadati del file originale vengono rimossi.
- Il logo compare nell'intestazione dell'area ufficio, nell'intestazione dell'area dipendenti sul telefono e sulle fatture, a schermo e in stampa.
- «Rimuovi» cancella il logo subito, senza richiesta di conferma. Il colore resta invariato.
Importante: Il caricamento sovrascrive anche il «Colore principale» con il colore più marcato trovato nell'immagine. Se l'immagine non contiene alcun colore, ad esempio un logo in solo bianco e nero, l'azienda torna ai colori predefiniti di RelatixworK. Dopo un caricamento di questo tipo, reimpostate il vostro colore.
Colore principale
La seconda metà di «Logo e colore» definisce un colore per tutta l'azienda.
- Espandete «Logo e colore» e andate a «Colore principale».
- Scegliete un colore nel riquadro, digitate un codice nel campo accanto oppure selezionate uno dei cerchi sotto «Colori del tuo logo».
- Controllate la sezione «Anteprima», che mostra «Voce attiva del menu» e «Altra voce del menu».
- Scegliete «Salva colore».
- Il campo richiede un codice di sei caratteri nella forma #rrggbb. Finché è incompleto, «Salva colore» resta disattivato.
- «Colori del tuo logo» mostra fino a cinque colori letti dal logo, a partire dal più marcato. I toni molto chiari, molto scuri e senza colore vengono esclusi, come pure i toni che coprono meno dello 0,5 % dell'immagine, quindi un logo in bianco e nero non mostra cerchi.
- Il colore viene usato per il menu, i pulsanti e le voci evidenziate dell'area ufficio e dell'area dipendenti, per tutte le persone dell'azienda. Il colore del testo sopra di esso è scelto automaticamente perché resti leggibile.
- «Usa colori predefiniti» compare quando un colore è salvato e ripristina i colori di RelatixworK.
Tipo di azienda e funzionalità
Il «Tipo di azienda» determina quali voci compaiono nel menu. Ogni tipo è presentato come una scheda con le funzionalità che comporta.
- «Servizi con rapporti giornalieri», contrassegnato «Disponibile» — porta «Rapporti dei dipendenti e approvazione» e «Fatturazione delle ore registrate nei rapporti».
- «Negozio e magazzino», contrassegnato «Prossimamente» — «Catalogo prodotti» e «Gestione delle scorte e del magazzino» sono elencati sotto «Funzionalità previste». L'opzione non è ancora selezionabile e la piattaforma la rifiuta.
- Aprite «Impostazioni → Azienda» ed espandete «Tipo di azienda», la prima sezione della pagina.
- Selezionate il tipo che corrisponde alla vostra azienda.
- Scegliete «Salva tipo di azienda».
Da sapere: Con «Servizi con rapporti giornalieri» compaiono «Rapporti» nella barra laterale, il link «Area dipendenti» in fondo alla barra laterale e la voce «Clienti» dentro il menu «Fatturazione». «Fornitori», «Spese», «Banking», «Contabilità», «Posta in arrivo», la gestione dei clienti, il team e queste impostazioni sono disponibili per ogni tipo di azienda.
Regime IVA
La sezione «Regime IVA» registra come la vostra azienda è trattata ai fini dell'IVA, periodo fiscale per periodo fiscale. L'avviso «Consulta il tuo contabile» in cima non è casuale: queste indicazioni guidano l'IVA di fatture, fatture dei fornitori e spese.
- «Numero IVA dell'azienda» — ripreso dai dati aziendali più in basso; se manca compare «Non indicato». Il numero da solo non comporta l'assoggettamento all'IVA.
- «Periodo fiscale» — l'elenco dei periodi creati. Se non ce n'è nessuno, compare la dicitura «Da configurare».
- Espandete «Regime IVA» e scegliete «Nuovo periodo fiscale». «Inizio del periodo» e «Fine del periodo» sono precompilati con il 1° gennaio e il 31 dicembre, dell'anno in corso per il primo periodo e poi dell'anno successivo all'ultimo periodo registrato.
- Rispondete a «L'azienda è assoggettata all'IVA in questo periodo?» con «Sì» o «No». Con «No» il periodo viene salvato senza sistema di rendiconto, senza metodo di rendiconto e senza codici IVA predefiniti.
- Con «Sì» scegliete il «Sistema di rendiconto», «Sul fatturato» o «Sull'incassato», e il «Metodo di rendiconto»: «Effettivo», «Aliquote saldo», «Aliquote forfettarie» o «Altro». Con «Altro» va compilata la «Descrizione del metodo».
- Spuntate «Rendiconto annuale» se è la periodicità che vale per la vostra azienda.
- Scegliete il «Codice IVA predefinito per le vendite» e il «Codice IVA predefinito per gli acquisti».
- Scegliete «Salva». «Annulla» lascia il periodo invariato.
- Sono proposti solo i codici compatibili con l'operazione e con le date del periodo. Provengono da «Impostazioni → App → Codici IVA».
- Il codice predefinito per le vendite deve permettere le vendite e quello per gli acquisti deve permettere gli acquisti; un codice previsto per entrambe le operazioni va bene in tutti e due i casi. I codici ancora da classificare e i codici con un importo fisso di IVA sull'importazione invece di una percentuale non vengono mai proposti.
- Accanto ai codici predefiniti del periodo selezionato, un codice può riportare le diciture «Inattivo», «Validità futura», «Scaduto» o «Da classificare». Un codice già associato può restare, anche se è inattivo.
- «Inizio del periodo» e «Fine del periodo» sono entrambi compresi, e i periodi non si possono sovrapporre, altrimenti compare: «Esiste già un periodo fiscale per queste date. Scegli date che non si sovrappongano.»
- «Rendiconto annuale» salva soltanto l'impostazione; all'amministrazione fiscale non viene inviato nulla.
- «Modifica periodo fiscale» agisce sul periodo selezionato nell'elenco. «Nuovo periodo fiscale» è disattivato quando l'ultimo periodo termina nell'anno 9999.
- I periodi fiscali non si possono eliminare. Si possono solo correggere, e ogni modifica viene registrata nel registro attività.
Da sapere: Fatture, fatture dei fornitori e spese mantengono il regime in vigore al momento del salvataggio. Correggere un periodo in seguito non riscrive i documenti già esistenti. Una fattura prende il periodo dalla data di emissione: se cambiate la data, viene caricato il codice IVA predefinito per le vendite del nuovo periodo. Un periodo registrato come «Azienda non assoggettata all'IVA» significa che la fattura non addebita IVA e conserva questo regime; senza alcun periodo non valgono né esenzione né IVA allo 0 %, e il codice IVA va scelto a mano su ogni fattura.
Prezzi delle fatture
«Prezzi delle fatture» stabilisce come vengono letti i prezzi sulle nuove fatture.
- Aprite «Impostazioni → Azienda» ed espandete «Prezzi delle fatture».
- In «Prezzi inseriti» scegliete «IVA esclusa» o «IVA inclusa».
- Scegliete «Salva preferenza».
- L'impostazione vale per le tariffe orarie e i prezzi unitari. Con «IVA inclusa» l'imposta viene scorporata dall'importo finale.
- È solo il punto di partenza di una nuova fattura; ogni bozza può passare all'altra opzione.
- Le fatture già esistenti mantengono i prezzi e i totali salvati.
- Abbiamo cambiato l'indirizzo. Cambiano anche le fatture già inviate?
- No. Ogni fattura mantiene i dati del mittente salvati su di essa. Solo le nuove bozze partono dai dati attuali.
- Un dipendente può cambiare il logo o il colore?
- No. Solo proprietari e amministratori aprono questa pagina. Il risultato lo vedono tutte le persone dell'azienda, nell'area ufficio e sul telefono.
- Perché non posso selezionare «Negozio e magazzino»?
- Riporta la dicitura «Prossimamente». Le funzionalità sono annunciate, ma il tipo non si può ancora attivare.