Per l'ufficio
L'area ufficio: dashboard, menu e impostazioni
Come entrare nell'amministrazione dell'azienda, come muovervi al suo interno, che cosa significa ogni cifra della dashboard e quali impostazioni sono vostre. Per proprietari e amministratori.
Come entrare nell'area ufficio
L'area ufficio è riservata ai proprietari e agli amministratori. L'accesso avviene con lo stesso account che usate in tutta la piattaforma; la prima pagina è la Dashboard.
- Accedete con il vostro indirizzo e-mail e la vostra password.
- Confermate il codice della vostra app di autenticazione.
- Si apre la Dashboard con i dati della vostra azienda.
Importante: L'autenticazione a due fattori è obbligatoria per proprietari e amministratori. Senza di essa la piattaforma vi porta prima alla configurazione e l'area ufficio resta chiusa fino al termine. I dipendenti non raggiungono mai quest'area. Se l'azienda è sospesa o disdetta, l'area ufficio resta chiusa per tutti: la piattaforma mostra solo un avviso con il nome dell'azienda e il pulsante «Esci».
Da sapere: Una sessione dura 12 ore; dopo di che dovete accedere di nuovo. La modifica della password non vi disconnette dal browser in cui state lavorando: restate collegati e terminano soltanto le altre sessioni.
La barra in alto
- Il vostro nome, a sinistra — apre Impostazioni → Personale.
- Il campo di ricerca, al centro — cerca in tutta l'azienda.
- Il nome della vostra azienda, a destra — apre Impostazioni → Azienda. Quando è stato caricato un logo, il logo prende il posto del nome.
Da sapere: La barra resta visibile mentre scorrete la pagina. Su uno schermo stretto il campo di ricerca passa a una seconda riga, sotto i due nomi.
La Dashboard
La Dashboard mostra il nome della vostra azienda e la data odierna, poi una fila di riquadri. Ogni riquadro porta all'area corrispondente. «Fatturato del trimestre» e «Rapporti da approvare» compaiono solo nelle aziende che registrano i rapporti di lavoro e li fatturano.
- «Fatturato del trimestre» — il totale del trimestre scelto più in basso; il trimestre scelto è indicato sotto la cifra. Il riquadro apre l'elenco delle fatture già filtrato sulle fatture emesse.
- «Clienti» — i clienti non archiviati.
- «Rapporti da approvare» — i rapporti inviati dai dipendenti e non ancora esaminati da nessuno.
- «Dipendenti» — le persone con il ruolo di dipendente.
Sotto i riquadri, «Cambi valuta» mostra quanto vale 1 CHF in EUR, USD e GBP. Sono i cambi di riferimento giornalieri della Banca centrale europea; la piattaforma li controlla ogni 5 minuti e indica la data di riferimento e l'ora dell'ultimo controllo. «Dati gratuiti BCE» apre la fonte.
Da sapere: Se non esiste un cambio degli ultimi sette giorni, la sezione segnala che i cambi sono temporaneamente non disponibili e continua a riprovare da sola. Per le transazioni bancarie restano sempre validi gli importi e i cambi comunicati dalla banca.
Fatturazione, piano, dati aziendali e team
- Nella scheda «Fatturazione» scegliete «Anno» e «Trimestre».
- Scegliete la «Valuta», se la vostra azienda ha fatture in più di una valuta.
- Premete «Applica».
- «Fatturazione» — il totale del trimestre scelto, quante fatture sono state emesse e una barra per ciascuno dei tre mesi del trimestre. Contano le fatture emesse e pagate, IVA inclusa; le bozze restano fuori. Se nel trimestre non è stata emessa alcuna fattura, al posto del grafico compare un avviso. «Vedi fatture» apre l'elenco.
- «Piano e date» — il vostro piano, lo stato dell'azienda (In prova o Attiva; un'azienda sospesa o disdetta non apre più quest'area), la data di registrazione e, durante il periodo di prova, la sua data di fine oppure la dicitura «senza data di fine» se non ne è registrata una.
- «Dati aziendali» — «Tipo di azienda», «Ragione sociale», «IDI / N. IVA», «Indirizzo» e «Contatto». Se manca qualcosa, la scheda elenca i campi; altrimenti segnala che i dati sono completi. «Modifica dati» porta a Impostazioni → Azienda.
- «Team» — le prime sei persone con ruolo e stato (Attivo, Invito in sospeso o Bloccato) e quante persone ha il team. Gli inviti in sospeso sono indicati solo quando ce n'è almeno uno. «Gestisci team» apre l'elenco completo.
Da sapere: Il campo «Valuta» compare solo se la valuta della vostra azienda e le valute delle fatture emesse danno insieme più di una valuta. Gli importi non vengono mai convertiti: le fatture in un'altra valuta semplicemente non entrano nel totale né nel grafico.
La ricerca in tutta l'azienda
- Fate clic sul campo di ricerca in alto, presente in ogni pagina.
- Scrivete da 2 a 100 caratteri.
- Premete «Cerca».
La pagina dei risultati raggruppa quello che ha trovato e conta ogni gruppo.
- «Clienti» — per nome o persona di contatto; i clienti archiviati sono contrassegnati.
- «Rapporti» — per cliente, luogo di lavoro, dipendente o data del lavoro. I rapporti non ancora inviati dal dipendente non compaiono.
- «Clienti» sotto «Fatturazione» — per numero di fattura, numero proprio o nome del cliente.
- «Fornitori» — per numero di fattura, fornitore o riferimento.
- «Spese» — per numero di ricevuta o fornitore.
- «Registrazioni manuali» — per numero della registrazione o descrizione di una riga.
- «Team» — per nome della persona.
Da sapere: Ogni gruppo mostra al massimo 8 risultati: usate parole precise se non trovate quello che cercate. La ricerca riguarda solo i moduli di cui dispone la vostra azienda; i conti bancari, le transazioni e i documenti della «Posta in arrivo» non vengono cercati.
Impostazioni
«Impostazioni» ha tre schede: «Personale», «Azienda» e «App». «Personale» riguarda voi, non l'azienda.
- «Dati personali» — «Nome», «Cognome», «Numero di telefono» e l'indirizzo, cioè i dati che l'amministrazione della vostra azienda vede. «Salva» li registra.
- «Modifica password» — la password attuale e la nuova, scritta due volte.
- «Esci» — chiude la sessione in questo browser; il pulsante si trova accanto al vostro nome e al vostro indirizzo e-mail.
Importante: La modifica della password termina subito tutte le altre sessioni del vostro account, su ogni dispositivo in cui è collegato.
La scheda «App» contiene le «Preferenze», con «Lingua» (Deutsch, Italiano o English) e «Aspetto» (Chiaro, Scuro o Sistema), e due sezioni contabili: «Codici IVA» e «Piano dei conti». Entrambe le scelte restano salvate nel browser in cui state lavorando e valgono solo per voi: i vostri colleghi possono lavorare in un'altra lingua. La lingua non cambia la valuta, il paese o le impostazioni IVA dell'azienda. La scheda «Azienda» ha un capitolo dedicato.
Da sapere: Entrambe le sezioni contabili si aprono con l'avviso «Consulta il tuo contabile». I conti e i codici IVA determinano come viene trattata ogni registrazione della vostra azienda: modificateli solo su indicazione del vostro contabile.
Aiuto e supporto
La barra in fondo allo schermo è sempre presente. A sinistra «Aiuto e assistenza» apre questa guida. A destra «Contatti» propone «Supporto» e «Blog»; «Blog» si apre in una nuova scheda.
- Aprite «Supporto» nella barra in fondo.
- Controllate «Nome» e «La tua e-mail»; la risposta arriva a quell'indirizzo.
- Scrivete un «Oggetto» e un «Messaggio» con quello che è successo.
- Premete «Invia richiesta».
Da sapere: Il vostro account, la vostra azienda e il vostro numero cliente vengono inviati insieme al messaggio, così nessuno deve chiederveli. L'intestazione del modulo indica la vostra azienda e il vostro numero cliente, e il riquadro sopra rimanda a questa guida.
- Quante richieste posso inviare?
- Fino a 5 all'ora. Oltre questo limite il modulo chiede di attendere un'ora prima di riprovare.
- Che cosa entra nel modulo?
- Il nome accetta da 2 a 120 caratteri, l'oggetto da 3 a 160 e il messaggio da 10 a 5000. Il modulo accetta solo testo, senza allegati.
- Dove ritrovo questa guida?
- Sotto «Aiuto e assistenza» nella barra in fondo, da qualsiasi pagina della piattaforma e anche dalla pagina di accesso.