Area dipendenti: rapporti e impostazioni

L'area dipendenti è pensata per il telefono. Accedete con il vostro indirizzo e-mail e la password: la piattaforma apre l'elenco dei rapporti. In alto compare il logo o il nome della vostra azienda; la barra in fondo allo schermo contiene le voci di navigazione.

• «Rapporti» — i vostri rapporti di lavoro e il modulo per crearne uno nuovo.
• «Impostazioni» — i vostri dati personali, lingua, aspetto e account.
• «Esci» — chiude la sessione su questo dispositivo.

Vedete soltanto i rapporti che avete scritto voi. Nel piè di pagina, «Aiuto e assistenza» apre questa guida; sotto «Contatti», «Supporto» porta al team RelatixworK e «Blog» apre gli articoli in una nuova scheda.

Un rapporto copre un servizio: un luogo, una data e un periodo di lavoro continuo.

1. 1Aprite «Rapporti» e toccate «Nuovo rapporto».
2. 2In «Cliente e luogo» scegliete dove avete lavorato. L'elenco è raggruppato per cliente e contiene solo i luoghi creati dall'ufficio.
3. 3Controllate la «Data». È proposto il giorno corrente; potete indicare un giorno precedente o al massimo il giorno successivo. Una data più avanti viene rifiutata.
4. 4Indicate «Inizio» e «Fine» come orari, per esempio 07:30 e 16:00.
5. 5Inserite i minuti in «Pausa (min)», fino a 600. Senza pausa lasciate 0.
6. 6Leggete la riga sotto i campi: «Tempo di lavoro» mostra la fine meno l'inizio meno la pausa.
7. 7Toccate «Crea rapporto». Il rapporto viene salvato come «Bozza» e si apre, pronto per le foto.

La pausa deve essere più breve del tempo fra inizio e fine, altrimenti il rapporto non si salva. Se l'ufficio non ha ancora creato clienti e luoghi, al posto del modulo compare un avviso e non è possibile scrivere rapporti.

Scegliendo il luogo compare l'elenco delle attività che l'ufficio ha previsto per quel luogo. All'inizio nessuna è spuntata.

1. 1Spuntate ogni attività svolta e lasciate le altre senza segno. Restano comunque nel rapporto, barrate e indicate come «non svolta».
2. 2Se un lavoro non figura nell'elenco, scrivetelo nel campo «Altra attività…» e toccate «Aggiungi». Le attività aggiunte da voi risultano subito spuntate.
3. 3Un'attività aggiunta da voi si toglie con la crocetta accanto. Le attività che arrivano dal luogo non si possono togliere.

• Al massimo 50 attività per rapporto, ciascuna fino a 200 caratteri.
• Lo stesso testo non può essere aggiunto due volte.
• Cambiando luogo, le attività del nuovo luogo sostituiscono quelle del luogo precedente e sono tutte da spuntare; le attività scritte da voi restano come sono.

Usate «Note» per tutto ciò che l'ufficio deve sapere: osservazioni, problemi riscontrati, materiale mancante. Fino a 5000 caratteri.

Le foto appartengono a un rapporto e si possono aggiungere solo finché il rapporto è «Bozza» o «Restituito». La sezione «Foto» si trova nella pagina del rapporto, sopra il modulo.

1. 1Toccate «Scatta foto». Su telefono e tablet si apre la fotocamera; sul computer si apre una finestra della fotocamera nella pagina, dove inquadrate e toccate «Scatta e aggiungi foto».
2. 2Oppure toccate «Scegli dalla galleria» e selezionate una o più immagini già presenti sul dispositivo.
3. 3Osservate il contatore accanto ai pulsanti: indica per esempio «3 di 10 foto».
4. 4Toccate una miniatura per aprire la foto a grandezza piena in una nuova scheda.
5. 5Per togliere una foto dal rapporto, toccate l'icona del cestino nel suo angolo.

• Al massimo 10 foto per rapporto. Quelle in più vengono rifiutate.
• Ogni immagine fino a 8 MB, in JPG, PNG o WebP.
• Ogni foto viene ridotta sul vostro dispositivo prima dell'invio, quindi consuma pochi dati mobili.
• Nel rapporto ogni immagine resta come JPG di al massimo 1600 pixel sul lato più lungo.

Il rapporto resta vostro finché non lo inviate. Dopo la creazione, i due pulsanti si trovano in fondo al modulo, nella pagina del rapporto; nel modulo per un nuovo rapporto c'è solo «Crea rapporto».

• «Salva bozza» — salva le vostre modifiche senza inviarle. Usatelo finché il servizio non è concluso o mancano ancora le foto. Una bozza resta «Bozza» e un rapporto restituito resta «Restituito».
• «Salva e invia» — salva il rapporto e lo manda all'ufficio. Lo stato diventa «Da approvare».

Dopo l'invio il rapporto è di sola lettura: orari, attività, note e foto non si possono più modificare. Se notate un errore, chiedete all'ufficio di restituirvelo.

• «Bozza» — visibile solo a voi. Tutto è modificabile, si possono aggiungere foto ed eliminare il rapporto.
• «Da approvare» — il rapporto è in mano all'ufficio ed è di sola lettura.
• «Restituito» — l'ufficio lo ha rimandato indietro. Il motivo appare in cima al rapporto come «Restituito per correzione». Correggete quanto richiesto e inviate di nuovo con «Salva e invia».
• «Approvato» — l'ufficio ha accettato il rapporto. In cima sono indicate la persona che lo ha approvato e la data dell'approvazione. Non è più modificabile.

Nell'elenco sotto «Rapporti» ogni riga mostra la data con lo stato, il cliente e il luogo, gli orari di inizio e fine con il tempo di lavoro calcolato e, accanto a un'icona di fotocamera, il numero di foto quando ce ne sono. Il servizio più recente è il primo e l'elenco comprende i vostri 200 rapporti più recenti.

Posso ancora modificare un rapporto dopo averlo inviato?

No. Chiedete all'ufficio di restituirlo: quando ha lo stato «Restituito» potete correggerlo e inviarlo di nuovo.

Il luogo del mio servizio non compare nell'elenco.

Compaiono solo i clienti e i luoghi creati dall'ufficio; quelli archiviati restano fuori. Chiedete all'ufficio di aggiungere il luogo. Un luogo archiviato dopo il vostro rapporto resta selezionabile in quel rapporto.

Ho dimenticato una foto prima di inviare.

Le foto si aggiungono solo a una bozza o a un rapporto restituito. Chiedete all'ufficio di restituirlo, aggiungete la foto e inviate di nuovo.

La pagina «Impostazioni» raccoglie tutto ciò che riguarda il vostro account. In «Dati personali» tenete aggiornate le informazioni che l'amministrazione della vostra azienda vede di voi.

1. 1Aprite «Impostazioni».
2. 2Compilate «Nome» e «Cognome». Sono obbligatori e insieme formano il nome che appare in tutta la piattaforma.
3. 3«Numero di telefono», «Via e n.», «NPA» e «Località» sono facoltativi; il numero di telefono accetta solo cifre, spazi e i segni + ( ) . / -.
4. 4«Paese» è già impostato sul paese della vostra azienda, altrimenti sulla Svizzera; l'elenco comprende Svizzera, Liechtenstein, Germania, Austria, Francia, Italia, Portogallo e Spagna.
5. 5Toccate «Salva».

• «Lingua», nella sezione «Preferenze» — Deutsch, Italiano o English; la pagina cambia subito.
• «Aspetto», nella stessa sezione — «Chiaro», «Scuro» o «Sistema», che segue l'impostazione del dispositivo.

La sezione «Account» mostra l'indirizzo e-mail con cui accedete, se l'autenticazione a due fattori è attiva e il pulsante «Esci». «Modifica password» si trova più in alto, in fondo alla sezione «Dati personali».

1. 1Inserite la «Password attuale».
2. 2Scrivete la «Nuova password» e ripetetela in «Conferma nuova password». L'elenco sotto spunta i requisiti: almeno 12 caratteri, una lettera maiuscola, una lettera minuscola, un numero e un simbolo.
3. 3Toccate «Modifica password».

L'autenticazione a due fattori è facoltativa per i dipendenti ed è consigliata. Finché non è attiva, un avviso in cima all'area dipendenti la propone; «Non ora» lo nasconde per 30 giorni in quel browser. «Attiva» — nell'avviso o nella sezione «Account» — apre la configurazione: inserite la password attuale e toccate «Continua», scansionate il codice QR con un'app di autenticazione oppure digitate a mano la chiave mostrata sotto, annotate i codici di recupero, inserite il codice di sei cifre dell'app e toccate «Attiva».

«Esci» chiude la sessione su questo dispositivo. Il pulsante si trova nella sezione «Account» e nella barra in fondo allo schermo. Una sessione dura 12 ore; mentre lavorate viene prolungata, poi accedete di nuovo.