Per l'ufficio
Posta in arrivo: documenti che arrivano per email
La vostra azienda ha un indirizzo email proprio su RelatixworK. Tutto ciò che vi viene inviato resta in «Posta in arrivo» e i documenti di fattura leggibili diventano bozze tra le fatture dei fornitori. Questo capitolo è per proprietari e amministratori.
A cosa serve la posta in arrivo
La posta in arrivo è il punto di ingresso dei documenti che arrivano per email. I fornitori inviano la fattura all'indirizzo aziendale; la piattaforma conserva il messaggio, mantiene ogni allegato invariato e prepara i documenti leggibili per la verifica tra le fatture dei fornitori. Nulla viene eliminato: l'email originale resta disponibile anche dopo l'elaborazione della fattura.
- Un registro di tutti i messaggi ricevuti all'indirizzo aziendale, con mittente, oggetto e momento di ricezione.
- Un archivio dei file originali, scaricabili esattamente come sono stati inviati.
- La preparazione automatica delle bozze di fattura fornitore a partire dagli allegati leggibili.
Da sapere: «Posta in arrivo» si trova nella barra laterale dell'area ufficio ed è accessibile solo a proprietari e amministratori, dopo l'autenticazione a due fattori richiesta da quest'area. I dipendenti non la vedono mai. Il pulsante «Fatture fornitori» nell'intestazione porta all'elenco da verificare.
L'indirizzo della vostra azienda
In cima alla posta in arrivo la scheda «Indirizzo email aziendale» mostra l'indirizzo che RelatixworK ha assegnato alla vostra azienda. È composto dal nome dell'azienda su relatixwork.ch; se quell'indirizzo è già assegnato viene aggiunto un suffisso. Ogni azienda ha un solo indirizzo e i dipendenti non ne hanno uno proprio. È fisso: cambiare il nome dell'azienda non lo modifica. La stessa scheda compare in «Impostazioni → Azienda», con il collegamento «Apri posta in arrivo aziendale».
- Aprite «Posta in arrivo» nella barra laterale.
- Selezionate «Copia indirizzo».
- Comunicate l'indirizzo ai vostri fornitori oppure indicatelo nei loro portali come recapito per le fatture.
Da sapere: Se il browser rifiuta la copia compare l'avviso «Seleziona e copia l'indirizzo.»; in quel caso selezionate il testo a mano.
Da sapere: La scheda mostra anche «Ricezione email da collegare». Finché il servizio email della piattaforma non è collegato, nessun messaggio raggiunge l'indirizzo e l'elenco resta vuoto.
Leggere un messaggio
L'elenco mostra una riga per messaggio: mittente, oggetto e momento di ricezione. I messaggi non letti sono in grassetto e riportano l'etichetta «Da leggere». Ogni riga indica inoltre quanti allegati sono arrivati con il messaggio e, se ce ne sono, quanti sono diventati documenti di fattura.
- Selezionate un messaggio per aprirlo.
- Leggete i dati «Mittente», «Destinatario», «Ricevuta il» e, se il mittente lo ha indicato, «Inviata il».
- Leggete sotto il testo del messaggio. Se l'email non conteneva testo semplice, compare invece l'avviso «Nessun contenuto testuale. Puoi scaricare l'email originale.».
- Con «Scarica email originale (.eml)» salvate il messaggio completo, allegati inclusi.
- Al termine selezionate «Segna come letta» e poi «Torna alla posta in arrivo».
- «In arrivo» e «Archiviate» — le due schede sopra l'elenco; ciascuna ha le proprie pagine.
- «Cerca mittente o oggetto» — il campo di ricerca considera solo mittente e oggetto, non il testo del messaggio né i nomi dei file. «Cerca» avvia la ricerca, che resta nella scheda aperta. Non c'è un pulsante per annullarla: il collegamento «Svuota» compare solo quando una ricerca non trova alcun messaggio.
- 25 messaggi per pagina; in fondo all'elenco trovate il totale e «Pagina x di y».
Da sapere: Aprire un messaggio non lo segna come letto. Resta in grassetto finché non selezionate «Segna come letta»; «Segna come da leggere» ripristina lo stato precedente.
Da sapere: Il messaggio è mostrato come solo testo. L'HTML dell'email non viene mai visualizzato e durante la lettura non si carica nulla da internet, perciò impaginazione e immagini mancano. Con «Scarica email originale (.eml)» vedete il messaggio come è stato inviato.
Gli allegati e il loro stato
Sotto «Allegati» — il titolo ne indica il numero — ogni file arrivato con il messaggio ha la propria scheda con il nome del file, la dimensione in KB, uno stato e la nota «Originale conservato nell'archivio».
- «In attesa» — ricevuto, non ancora letto.
- «In elaborazione» — è in corso la lettura.
- «Fattura creata» — per questo documento esiste una bozza di fattura fornitore.
- «Solo archivio» — il file viene conservato, ma non può diventare una fattura: il formato non è leggibile oppure il file è troppo grande.
- «Allegato incorporato» — un'immagine inserita nel corpo del messaggio, per esempio una firma o un logo; non viene letta come fattura. Se lo stesso file arriva in seguito come allegato normale, può comunque essere importato.
- «Importazione da riprovare» — la lettura non è riuscita e può essere ripetuta.
«Scarica originale» salva il file esattamente come è arrivato. Se esiste una bozza, «Verifica fattura fornitore» la apre. Un messaggio senza file mostra «Questa email non contiene allegati.».
Da allegato a fattura fornitore
La lettura parte da sola appena il messaggio arriva: non dovete avviare nulla. Un PDF o un'immagine leggibile diventa una bozza tra le fatture dei fornitori, con fornitore, numero di fattura, date, valuta, IBAN e riferimento proposti a partire dal documento; se la fattura porta un codice QR svizzero viene letto anche quello. Se il documento non indica una valuta, vale la valuta dell'azienda. Come «Data di ricezione» vale il giorno dell'importazione.
- Aprite il messaggio e cercate l'allegato con lo stato «Fattura creata».
- Selezionate «Verifica fattura fornitore».
- Confrontate ogni campo proposto con il documento originale e completate quello che manca.
- Selezionate «Salva verifica» e poi «Approva per il pagamento» quando i dati sono corretti.
Da sapere: I dati proposti derivano dalla lettura automatica e possono essere incompleti o errati. Verificate i dati estratti, il conto e l'IVA prima di approvare. L'approvazione prepara il pagamento; non trasferisce mai denaro.
Da sapere: Finché resta una bozza, la fattura non conta da nessuna parte. Solo le fatture dei fornitori approvate e pagate entrano nel conteggio dell'«Imposta sul valore aggiunto» e nelle «Relazioni di bilancio» sotto «Contabilità»; una bozza lasciata così resta fuori da entrambi.
Lo stesso documento non genera due bozze: se il file era già stato importato o caricato tra le fatture dei fornitori, l'allegato rimanda alla fattura esistente. Un'email identica consegnata due volte viene archiviata una sola volta. Una copia non identica — la stessa fattura inviata di nuovo come file diverso — genera invece una seconda bozza; l'approvazione rifiuta una seconda fattura con lo stesso fornitore e lo stesso numero di fattura, così come un documento già registrato sotto «Spese».
Quando un'importazione non riesce
Un allegato con «Importazione da riprovare» non è stato letto: il file era danneggiato oppure la lettura non è arrivata alla fine. Il pulsante «Riprova importazione fatture» compare accanto al titolo «Allegati» quando un documento di quel messaggio è ancora «In attesa», «In elaborazione» o «Importazione da riprovare».
- Aprite il messaggio.
- Selezionate «Riprova importazione fatture».
- Attendete il ricaricamento della pagina e controllate lo stato di ogni allegato.
Da sapere: Il nuovo tentativo riguarda solo i documenti ancora aperti. I file già «Fattura creata» o «Solo archivio» restano invariati e un documento «In elaborazione» da meno di cinque minuti viene lasciato finire. Se non riesce di nuovo, usate «Scarica originale» e caricate il file a mano tra le fatture dei fornitori.
Che cosa non diventa una fattura
- File diversi da PDF, JPEG, PNG e WebP — per esempio documenti di testo, fogli di calcolo o archivi compressi. Il formato è riconosciuto dal contenuto del file, non dal nome o dall'estensione. Restano su «Solo archivio».
- Allegati più grandi di 10 MB. Vengono conservati con lo stato «Solo archivio» e non vengono letti.
- Immagini inserite nel corpo del messaggio; compaiono come «Allegato incorporato».
- Documenti senza contenuto leggibile: la bozza viene creata comunque, con i campi vuoti da completare a mano, e l'allegato mostra «Fattura creata».
- File danneggiati e PDF arrivati incompleti: non viene creato nulla e l'allegato resta su «Importazione da riprovare».
Importante: Un'email che supera i 25 MB complessivi o che contiene più di 30 allegati viene rifiutata alla consegna: non raggiunge mai la posta in arrivo e non è recuperabile. Chiedete al mittente di ripartire i documenti su più messaggi. Allo stesso modo i messaggi vengono rifiutati finché l'azienda è sospesa o disdetta.
Archiviare e che cosa resta
- Aprite il messaggio.
- Selezionate «Archivia email»; il messaggio passa nella scheda «Archiviate».
- Per riportarlo indietro, apritelo in «Archiviate» e selezionate «Sposta in arrivo».
Archiviare serve solo a fare ordine. Le bozze già create restano intatte e i messaggi archiviati restano ricercabili nella loro scheda.
Importante: Messaggi e allegati non possono essere eliminati dalla posta in arrivo; gli originali restano nell'archivio. Se eliminate una bozza tra le fatture dei fornitori, l'allegato mantiene lo stato «Fattura creata» con la nota «Bozza rimossa; originale conservato» e «Riprova importazione fatture» non crea una nuova bozza. Per registrare di nuovo quella fattura, scaricate l'originale e caricatelo tra le fatture dei fornitori.
Domande frequenti
- Posso rispondere a un'email da qui?
- No. L'indirizzo aziendale riceve soltanto. Il mittente è indicato sotto «Mittente»; rispondete dal vostro programma di posta abituale.
- Posso scegliere un altro indirizzo?
- No. Lo assegna RelatixworK e resta lo stesso anche se cambia il nome dell'azienda.
- Perché un messaggio risulta ancora da leggere dopo che l'ho aperto?
- I messaggi si contrassegnano a mano. Nel messaggio aperto selezionate «Segna come letta».
- Una fattura importata viene pagata da sola?
- No. L'importazione prepara solo una bozza. Il pagamento viene verificato e registrato tra le fatture dei fornitori, e la piattaforma non trasferisce mai denaro.