La posta in arrivo è predisposta per portare i documenti ricevuti in Relatixwork mantenendo una copia del messaggio e degli allegati originali. L’interfaccia e il percorso di importazione sono pronti; la ricezione email reale sarà collegata quando verrà configurato il servizio dell’ambiente di produzione.
Un indirizzo principale per ogni azienda
La piattaforma assegna un indirizzo dal nome dell’azienda, in minuscolo e con parole separate da trattini. Per esempio, Reinigung Correia diventa reinigung-correia@relatixwork.ch. Ai nomi che creerebbero una collisione viene aggiunto un suffisso, mantenendo l’indirizzo esclusivo dell’azienda.
Gli amministratori possono consultare e copiare l’indirizzo nella posta in arrivo e nelle impostazioni Azienda. È la casella principale per i documenti aziendali, anziché una serie di caselle personali dei dipendenti. Una successiva modifica del nome conserva l’indirizzo già attribuito.
Dall’allegato alla fattura da controllare
Il flusso di ricezione predisposto conserva messaggio originale e allegati privati nell’azienda destinataria. I documenti compatibili possono diventare bozze di fatture fornitori attraverso l’estrazione già presente, preparando il punto di partenza per la revisione dell’amministratore.
Prima dell’approvazione si controllano fornitore, date, importi, pagamento, conti e IVA. Ricevere un messaggio non approva la fattura e non esegue un pagamento. Gli allegati non supportati restano in archivio e un’importazione fallita può essere ripetuta dal messaggio.
Conservare il documento dopo l’elaborazione
La casella permette ricerca, stato letto o non letto, archiviazione e ritorno nella posta in arrivo. Archiviare conserva i documenti. Anche eliminando una bozza di fattura fornitore, il messaggio e l’allegato originali restano disponibili per una consultazione successiva.
Le consegne ripetute vengono controllate per evitare di creare di nuovo lo stesso messaggio e la stessa fattura. L’accesso spetta agli amministratori dell’azienda e i documenti restano associati a essa. Preparazione delle fatture e conservazione documentale hanno così un riferimento comune.
Pronta nell’applicazione, in attesa del collegamento email
L’interfaccia indica attualmente che il collegamento email è in attesa. L’attribuzione di un indirizzo in Relatixwork non crea da sola una casella esterna funzionante. Per inviare un’email reale a quell’indirizzo occorre attendere il collegamento del dominio e del servizio di ricezione.
Il flusso sul server è predisposto per questa integrazione futura. Una volta configurato il servizio, i documenti ricevuti potranno utilizzare l’archivio e il controllo già costruiti nell’applicazione. Nel frattempo, le fatture dei fornitori possono essere caricate direttamente dal dispositivo.
