Le fatture dei fornitori hanno un’area dedicata in Fatturazione. Relatixwork legge il documento caricato per preparare la revisione, conserva il file con l’acquisto e permette all’amministratore di confermare i dati finanziari e di pagamento prima dell’approvazione.
Partire dal documento già disponibile
In Fatturazione → Fatture fornitori, carica un PDF o un’immagine oppure usa la fotocamera. L’applicazione suggerisce fornitore, numero di fattura, date, valuta e dati di pagamento, inclusi IBAN e riferimento quando riconosciuti. Il file rimane collegato alla bozza.
L’estrazione del testo e il riconoscimento delle immagini preparano il modulo; informazioni ambigue o illeggibili restano da controllare e possono essere compilate a mano. Anche i dati dei QR di pagamento svizzeri supportati possono aiutare la compilazione, mantenendo l’approvazione nelle mani dell’amministratore.
Dare a ogni costo la destinazione contabile
Il documento può essere ripartito fra uno o più conti aziendali esistenti. Controlla descrizione, imponibile, IVA e codice fiscale d’acquisto di ogni ripartizione. Le associazioni dei conti e le predefinizioni aziendali aiutano la selezione, mentre le date del documento determinano la configurazione applicabile.
La percentuale di deduzione va confermata quando il codice non la definisce già. Un acquisto non viene considerato automaticamente deducibile al cento per cento. Aliquote o tipi di costo differenti possono essere inseriti in ripartizioni separate, prima del controllo del totale.
Controllare, poi approvare
Caricare il file o salvare una bozza non include la fattura nei totali fiscali. Approvala quando tutti i dati sono pronti. Il pagamento si conferma separatamente con la sua data: il riconoscimento di un IBAN o di un riferimento non invia mai un bonifico.
Le fatture approvate conservano conti, configurazione fiscale e importi. Una fattura approvata non pagata può essere riaperta mantenendo lo storico della versione precedente. Quando viene segnata come pagata, rimane bloccata. Le successive modifiche alle impostazioni non riscrivono i documenti approvati o pagati.
Conservare i documenti ed evitare doppie registrazioni
I file sono privati dell’azienda. La lettura di immagini e PDF avviene localmente e il documento resta disponibile per verificare i dati inseriti. I controlli sui file duplicati confrontano anche spese registrate e fatture approvate, aiutando a non contabilizzare due volte lo stesso documento caricato.
Le fatture approvate alimentano le viste contabili e IVA secondo date e configurazione confermate. Prima dell’approvazione vengono controllati anche fornitore e numero di fattura. Riconciliazione bancaria e pagamenti parziali restano fasi successive: questo flusso prepara l’acquisto e registra il pagamento confermato dall’amministratore.
