Lo scontrino di un acquisto fuori sede deve rimanere collegato alla spesa che documenta. L’area Spese offre un percorso dedicato di acquisizione e revisione, dalla fotografia del giustificativo all’importo registrato e alla sua assegnazione contabile.
Acquisire lo scontrino quando è disponibile
Apri Spese e usa la fotocamera oppure scegli un PDF o un’immagine supportata. L’applicazione legge esercente, data, valuta, numero del giustificativo se presente e importi, proponendoli come suggerimenti accanto al documento conservato.
Quando il documento è chiaro, la lettura distingue il totale dal contante consegnato e dal resto. Aliquote multiple o informazioni ambigue sono segnalate per la revisione. Se la lettura fallisce, il file resta disponibile e l’amministratore può compilare manualmente i dati.
Ripartire il costo e verificare l’IVA
Dividi lo scontrino in una o più ripartizioni utilizzando i conti aziendali esistenti. Per ciascuna controlla descrizione, base, importo IVA e codice d’acquisto. Uno stesso giustificativo può così rappresentare costi o aliquote differenti mantenendo il collegamento al documento.
Un codice valido scelto esplicitamente ha priorità, seguito da quello del conto e dalla predefinizione acquisti dell’azienda. Se il codice non definisce la percentuale di deduzione, la revisione ne richiede la conferma. La presenza dell’IVA sullo scontrino non presume da sola la deducibilità.
Registrare la spesa e confermare il pagamento
Prima di registrare, controlla le date del giustificativo e di ricezione, la valuta e i totali. Una bozza non modifica il riepilogo fiscale. Se la spesa è già pagata, conferma lo stato e la data: la lettura del documento non la segna autonomamente come pagata.
La registrazione conserva dati finanziari, ripartizioni, configurazione IVA e documento. Una spesa registrata senza pagamento confermato può ricevere la data di pagamento successivamente. Le viste contabili e il rendiconto usano queste informazioni secondo il metodo configurato per l’azienda.
Mantenere la prova insieme alla spesa
I documenti rimangono privati dell’azienda e l’estrazione avviene localmente. Le spese registrate conservano i file per i controlli successivi. La protezione sui file corrispondenti verifica anche le fatture fornitori approvate, aiutando a non registrare lo stesso documento come fattura e come scontrino.
Una nuova fotografia o un PDF salvato nuovamente possono rappresentare lo stesso acquisto con un file diverso: l’amministratore deve quindi controllare i possibili duplicati. Le registrazioni manuali sono separate e servono a movimenti autonomi Dare/Avere; evita di reinserirvi una spesa già registrata.
