Aiuto e assistenza

RelatixworK riunisce il lavoro quotidiano di un'azienda di servizi in un unico posto: i dipendenti registrano quello che hanno fatto, l'ufficio approva e dagli stessi dati nascono le fatture e la contabilità. L'accesso avviene sempre allo stesso indirizzo con lo stesso account e la piattaforma apre l'area corrispondente al vostro ruolo.

• Area dipendenti (/app) — sul telefono: rapporti di lavoro con cliente e luogo, orario, attività, note e foto, oltre alle impostazioni personali.
• Amministrazione (/admin) — in ufficio: Dashboard, Rapporti, Fatturazione, Banking, Contabilità, Posta in arrivo, Clienti, Team e Impostazioni.
• Piattaforma (/platform) — riservata al team RelatixworK: Aziende, Utenti e Registro attività.

• Proprietario — la persona per cui l'azienda è stata aperta; il team RelatixworK crea questo account insieme all'azienda. Accesso completo all'area ufficio, compresi Team, Fatturazione e Contabilità.
• Amministratore — stesso accesso all'area ufficio del proprietario. Questo ruolo lo assegna solo il team RelatixworK: dentro l'azienda la pagina «Team» aggiunge le persone esclusivamente come dipendenti.
• Dipendente — solo l'area dipendenti: i propri rapporti e le proprie impostazioni. I rapporti degli altri non sono mai visibili.
• Amministratore della piattaforma — il team RelatixworK. Apre le aziende, assiste con gli account e consulta il Registro attività; non vede i vostri rapporti, le fatture o la contabilità.

Ogni azienda ha un tipo di azienda che determina quali parti della piattaforma compaiono nel menu. Proprietari e amministratori lo trovano in «Impostazioni → Azienda», nella sezione «Tipo di azienda»; i dipendenti non possono cambiarlo. Il cambio salvato viene registrato nel Registro attività.

• «Servizi con rapporti giornalieri» (Disponibile) — rapporti dei dipendenti e approvazione, più la fatturazione delle ore registrate nei rapporti. Ogni azienda parte con questo tipo.
• «Negozio e magazzino» (Prossimamente) — catalogo prodotti, più la gestione delle scorte e del magazzino. Non è ancora attivabile: la selezione è disattivata nel modulo e il server rifiuta il cambio.

Fornitori, Spese, Banking, Contabilità, Posta in arrivo, Clienti, Team e Impostazioni sono disponibili per ogni azienda, indipendentemente dal tipo. «Fatturazione → Clienti» — le fatture che nascono dai rapporti approvati — appartiene al tipo «Servizi con rapporti giornalieri».

Il team RelatixworK imposta lo stato della vostra azienda: «In prova», «Attiva», «Sospesa» o «Disdetta». «In prova» e «Attiva» si comportano esattamente allo stesso modo; il campo «Fine del periodo di prova» nella Dashboard dell'area ufficio indica quando scade la prova e quella data da sola non blocca l'accesso.

• Lingua — tedesco, italiano e inglese; il selettore le elenca con i rispettivi nomi: «Deutsch», «Italiano» e «English». Si cambia nelle vostre impostazioni (nell'area ufficio in «Impostazioni → App») oppure nell'intestazione della pagina di accesso. La scelta resta salvata in quel browser e vale solo per voi; senza una scelta si usa la lingua del browser e tutto ciò che non è supportato ricade sull'inglese. Cambiare lingua non modifica la valuta, il paese o i dati fiscali dell'azienda.
• Aspetto — «Chiaro», «Scuro» o «Sistema», accanto alla lingua in entrambe le aree.
• Aiuto e assistenza — il link nel piè di pagina apre questa guida, leggibile anche prima di accedere; «Contatti → Supporto» apre il modulo che raggiunge il team RelatixworK.

Anche la guida stessa ha qualche funzione utile. È la stessa prima e dopo l'accesso, e il selettore di lingua nella sua intestazione decide in quale lingua la leggete.

• La pagina iniziale raggruppa i capitoli sotto «Per tutti», «Per i collaboratori», «Per l'ufficio» e «Per il team della piattaforma» e ne conta le sezioni. Sono elencati solo i capitoli che corrispondono al vostro ruolo e ai moduli della vostra azienda.
• «Cerca nella guida», sopra i capitoli, cerca nei titoli dei capitoli e delle sezioni e vi porta direttamente alla sezione scelta.
• Dentro un capitolo, «In questa pagina» elenca le sue sezioni, mentre «Capitolo precedente» e «Capitolo successivo» in fondo alla pagina procedono in ordine; «Tutti i capitoli» riporta alla pagina iniziale.
• «Stampa la guida completa», sotto il campo di ricerca, apre tutti i capitoli in un'unica pagina con il proprio indice, e il pulsante «Stampa» la invia su carta o in PDF.
• «Serve altro?», alla fine di ogni capitolo, contiene «Contatta l'assistenza» e apre il modulo di supporto.
• «Blog», sotto «Contatti» nel piè di pagina, apre il blog RelatixworK in una nuova scheda: articoli su rapporti, fatturazione, spese, contabilità e Banking, con «Articoli», «Argomenti» e «Informazioni sul blog», un filtro per argomento e una ricerca propria. È pubblico e non richiede un account.

Su RelatixworK non esiste la registrazione autonoma. L'account viene creato per voi: il team RelatixworK apre l'account del proprietario dell'azienda e l'ufficio aggiunge i dipendenti in «Team → Aggiungi dipendente». Proprietari e amministratori sono creati e modificati soltanto dal team RelatixworK; l'ufficio può aggiungere e rimuovere i dipendenti. Il vostro indirizzo e-mail è il nome utente.

Appena l'account esiste, ricevete un'e-mail con oggetto «RelatixworK: Attiva il tuo account». Contiene un link alla pagina «Imposta password».

1. 1Aprite l'e-mail e fate clic sul link.
2. 2Scrivete la password in «Nuova password» e ripetetela in «Conferma password».
3. 3Fate clic su «Salva password».
4. 4Fate clic su «Vai all'accesso» e accedete con il vostro indirizzo e-mail e la nuova password.

Ovunque si imposti una password valgono le stesse cinque regole: all'attivazione dell'account, dopo una reimpostazione e quando la modificate in seguito. L'elenco sotto il campo spunta ogni regola mentre scrivete. Se ne manca una, non viene salvato nulla e la pagina segnala che la password non soddisfa tutti i requisiti.

• Almeno 12 caratteri
• Una lettera maiuscola
• Una lettera minuscola
• Un numero
• Un simbolo (ad es. ! ? # @)

1. 1Aprite la pagina di accesso.
2. 2Inserite il vostro indirizzo in «E-mail» e la password in «Password».
3. 3Fate clic su «Accedi».
4. 4Se sul vostro account è attiva l'autenticazione a due fattori, inserite poi il codice della vostra app.

Dopo l'accesso la piattaforma apre l'area corrispondente al vostro ruolo: proprietari e amministratori arrivano nell'area ufficio, i dipendenti nell'area dipendenti, il team RelatixworK nell'area piattaforma.

• «E-mail o password errati.» — l'indirizzo o la password non sono corretti. La piattaforma non indica mai quale dei due.
• «Questo account è bloccato.» — il team RelatixworK ha bloccato l'account. Contattateci.
• «Troppi tentativi. Attendi un momento.» — più di cinque tentativi in un minuto. Attendete e riprovate.

L'autenticazione a due fattori aggiunge alla password un codice di sei cifre generato da un'app di autenticazione. Per proprietari, amministratori e team RelatixworK è obbligatoria: finché non è attiva, la piattaforma li porta su «Configura l'autenticazione a due fattori» e non apre nessun'altra pagina. Per i dipendenti è consigliata, non obbligatoria.

1. 1Aprite «Configura l'autenticazione a due fattori». Proprietari e amministratori ci arrivano automaticamente; i dipendenti usano «Attiva» in «Impostazioni → Account» oppure nell'avviso dell'area dipendenti.
2. 2Inserite la password in «Password attuale» e fate clic su «Continua».
3. 3Scansionate il codice QR con un'app di autenticazione (ad es. Google Authenticator, 1Password, Authy). Senza fotocamera, digitate nell'app la chiave indicata sotto il codice.
4. 4Annotate i codici di recupero e conservateli in un luogo sicuro.
5. 5Inserite il codice di sei cifre dell'app in «Codice dell'app» e fate clic su «Attiva».

1. 1Accedete come sempre con indirizzo e-mail e password.
2. 2Si apre la pagina «Verifica in due passaggi». Inserite in «Codice» il codice di sei cifre della vostra app.
3. 3Il codice viene verificato appena è completo; potete anche fare clic su «Conferma».

Se non avete accesso all'app, fate clic su «Usa un codice di recupero», digitate uno dei codici ricevuti durante la configurazione e confermate. «Usa il codice dell'app» riporta al campo del codice dell'app. Ogni codice di recupero funziona una sola volta.

1. 1Nella pagina di accesso fate clic su «Hai dimenticato la password?».
2. 2Inserite il vostro indirizzo e-mail e fate clic su «Invia link».
3. 3Aprite l'e-mail «RelatixworK: Reimposta la password» e fate clic sul link.
4. 4Inserite due volte la nuova password, fate clic su «Salva password» e poi su «Vai all'accesso».

Potete cambiare la password in qualsiasi momento: nell'area ufficio in «Impostazioni → Personale», nell'area dipendenti in «Impostazioni». La sezione si chiama «Modifica password».

1. 1Inserite la password in «Password attuale».
2. 2Scrivete quella nuova in «Nuova password» e ripetetela in «Conferma nuova password».
3. 3Fate clic su «Modifica password».

• Una sessione dura 12 ore. Mentre lavorate viene prolungata; poi dovete accedere di nuovo.
• «Esci» chiude la sessione su quel dispositivo. Il pulsante si trova nelle impostazioni di entrambe le aree.
• Il team RelatixworK può chiudere tutte le sessioni di un account e bloccarlo. Può anche cambiarne l'indirizzo e-mail: in quel caso tutte le sessioni aperte terminano e i link per la password già inviati smettono di funzionare.
• Finché la vostra azienda è sospesa o disdetta, nessuno di quell'azienda può aprire l'area ufficio o l'area dipendenti. Vedete un breve messaggio e il pulsante «Esci»; i dati restano intatti.
• Se l'ufficio vi rimuove dal team, tutte le vostre sessioni aperte terminano immediatamente. L'ufficio può rimuovere solo i dipendenti; proprietari e amministratori vengono modificati dal team RelatixworK.
• Un account che non appartiene a nessuna azienda può comunque accedere, ma non ha un'area da aprire: la pagina segnala che il vostro account non è ancora associato a un'azienda e propone solo «Esci». È quello che vedete dopo che l'ufficio vi ha rimossi dal team.

Non ho ricevuto l'e-mail con il link.

Controllate prima la cartella della posta indesiderata. Finché non avete impostato una password, l'ufficio può inviare un nuovo link con «Invia di nuovo» nell'elenco del team.

Ho un telefono nuovo. Cosa succede ai miei codici?

Configurate l'app di autenticazione sul telefono nuovo finché quello vecchio funziona ancora; molte app permettono di trasferire le voci già registrate. Se non avete più l'app, accedete con un codice di recupero e contattateci, perché non potete registrare da soli una nuova app.

Lavoro per due aziende. Servono due account?

No. Un solo account con una password e un'autenticazione a due fattori; il ruolo vale per ogni azienda. Non esiste però un cambio di azienda: la piattaforma apre sempre l'azienda in cui siete stati inseriti per primi. Inoltre, se una delle aziende vi rimuove dal team, tutte le vostre sessioni aperte terminano, comprese quelle per l'altra azienda.

L'area dipendenti è pensata per il telefono. Accedete con il vostro indirizzo e-mail e la password: la piattaforma apre l'elenco dei rapporti. In alto compare il logo o il nome della vostra azienda; la barra in fondo allo schermo contiene le voci di navigazione.

• «Rapporti» — i vostri rapporti di lavoro e il modulo per crearne uno nuovo.
• «Impostazioni» — i vostri dati personali, lingua, aspetto e account.
• «Esci» — chiude la sessione su questo dispositivo.

Vedete soltanto i rapporti che avete scritto voi. Nel piè di pagina, «Aiuto e assistenza» apre questa guida; sotto «Contatti», «Supporto» porta al team RelatixworK e «Blog» apre gli articoli in una nuova scheda.

Un rapporto copre un servizio: un luogo, una data e un periodo di lavoro continuo.

1. 1Aprite «Rapporti» e toccate «Nuovo rapporto».
2. 2In «Cliente e luogo» scegliete dove avete lavorato. L'elenco è raggruppato per cliente e contiene solo i luoghi creati dall'ufficio.
3. 3Controllate la «Data». È proposto il giorno corrente; potete indicare un giorno precedente o al massimo il giorno successivo. Una data più avanti viene rifiutata.
4. 4Indicate «Inizio» e «Fine» come orari, per esempio 07:30 e 16:00.
5. 5Inserite i minuti in «Pausa (min)», fino a 600. Senza pausa lasciate 0.
6. 6Leggete la riga sotto i campi: «Tempo di lavoro» mostra la fine meno l'inizio meno la pausa.
7. 7Toccate «Crea rapporto». Il rapporto viene salvato come «Bozza» e si apre, pronto per le foto.

La pausa deve essere più breve del tempo fra inizio e fine, altrimenti il rapporto non si salva. Se l'ufficio non ha ancora creato clienti e luoghi, al posto del modulo compare un avviso e non è possibile scrivere rapporti.

Scegliendo il luogo compare l'elenco delle attività che l'ufficio ha previsto per quel luogo. All'inizio nessuna è spuntata.

1. 1Spuntate ogni attività svolta e lasciate le altre senza segno. Restano comunque nel rapporto, barrate e indicate come «non svolta».
2. 2Se un lavoro non figura nell'elenco, scrivetelo nel campo «Altra attività…» e toccate «Aggiungi». Le attività aggiunte da voi risultano subito spuntate.
3. 3Un'attività aggiunta da voi si toglie con la crocetta accanto. Le attività che arrivano dal luogo non si possono togliere.

• Al massimo 50 attività per rapporto, ciascuna fino a 200 caratteri.
• Lo stesso testo non può essere aggiunto due volte.
• Cambiando luogo, le attività del nuovo luogo sostituiscono quelle del luogo precedente e sono tutte da spuntare; le attività scritte da voi restano come sono.

Usate «Note» per tutto ciò che l'ufficio deve sapere: osservazioni, problemi riscontrati, materiale mancante. Fino a 5000 caratteri.

Le foto appartengono a un rapporto e si possono aggiungere solo finché il rapporto è «Bozza» o «Restituito». La sezione «Foto» si trova nella pagina del rapporto, sopra il modulo.

1. 1Toccate «Scatta foto». Su telefono e tablet si apre la fotocamera; sul computer si apre una finestra della fotocamera nella pagina, dove inquadrate e toccate «Scatta e aggiungi foto».
2. 2Oppure toccate «Scegli dalla galleria» e selezionate una o più immagini già presenti sul dispositivo.
3. 3Osservate il contatore accanto ai pulsanti: indica per esempio «3 di 10 foto».
4. 4Toccate una miniatura per aprire la foto a grandezza piena in una nuova scheda.
5. 5Per togliere una foto dal rapporto, toccate l'icona del cestino nel suo angolo.

• Al massimo 10 foto per rapporto. Quelle in più vengono rifiutate.
• Ogni immagine fino a 8 MB, in JPG, PNG o WebP.
• Ogni foto viene ridotta sul vostro dispositivo prima dell'invio, quindi consuma pochi dati mobili.
• Nel rapporto ogni immagine resta come JPG di al massimo 1600 pixel sul lato più lungo.

Il rapporto resta vostro finché non lo inviate. Dopo la creazione, i due pulsanti si trovano in fondo al modulo, nella pagina del rapporto; nel modulo per un nuovo rapporto c'è solo «Crea rapporto».

• «Salva bozza» — salva le vostre modifiche senza inviarle. Usatelo finché il servizio non è concluso o mancano ancora le foto. Una bozza resta «Bozza» e un rapporto restituito resta «Restituito».
• «Salva e invia» — salva il rapporto e lo manda all'ufficio. Lo stato diventa «Da approvare».

Dopo l'invio il rapporto è di sola lettura: orari, attività, note e foto non si possono più modificare. Se notate un errore, chiedete all'ufficio di restituirvelo.

• «Bozza» — visibile solo a voi. Tutto è modificabile, si possono aggiungere foto ed eliminare il rapporto.
• «Da approvare» — il rapporto è in mano all'ufficio ed è di sola lettura.
• «Restituito» — l'ufficio lo ha rimandato indietro. Il motivo appare in cima al rapporto come «Restituito per correzione». Correggete quanto richiesto e inviate di nuovo con «Salva e invia».
• «Approvato» — l'ufficio ha accettato il rapporto. In cima sono indicate la persona che lo ha approvato e la data dell'approvazione. Non è più modificabile.

Nell'elenco sotto «Rapporti» ogni riga mostra la data con lo stato, il cliente e il luogo, gli orari di inizio e fine con il tempo di lavoro calcolato e, accanto a un'icona di fotocamera, il numero di foto quando ce ne sono. Il servizio più recente è il primo e l'elenco comprende i vostri 200 rapporti più recenti.

Posso ancora modificare un rapporto dopo averlo inviato?

No. Chiedete all'ufficio di restituirlo: quando ha lo stato «Restituito» potete correggerlo e inviarlo di nuovo.

Il luogo del mio servizio non compare nell'elenco.

Compaiono solo i clienti e i luoghi creati dall'ufficio; quelli archiviati restano fuori. Chiedete all'ufficio di aggiungere il luogo. Un luogo archiviato dopo il vostro rapporto resta selezionabile in quel rapporto.

Ho dimenticato una foto prima di inviare.

Le foto si aggiungono solo a una bozza o a un rapporto restituito. Chiedete all'ufficio di restituirlo, aggiungete la foto e inviate di nuovo.

La pagina «Impostazioni» raccoglie tutto ciò che riguarda il vostro account. In «Dati personali» tenete aggiornate le informazioni che l'amministrazione della vostra azienda vede di voi.

1. 1Aprite «Impostazioni».
2. 2Compilate «Nome» e «Cognome». Sono obbligatori e insieme formano il nome che appare in tutta la piattaforma.
3. 3«Numero di telefono», «Via e n.», «NPA» e «Località» sono facoltativi; il numero di telefono accetta solo cifre, spazi e i segni + ( ) . / -.
4. 4«Paese» è già impostato sul paese della vostra azienda, altrimenti sulla Svizzera; l'elenco comprende Svizzera, Liechtenstein, Germania, Austria, Francia, Italia, Portogallo e Spagna.
5. 5Toccate «Salva».

• «Lingua», nella sezione «Preferenze» — Deutsch, Italiano o English; la pagina cambia subito.
• «Aspetto», nella stessa sezione — «Chiaro», «Scuro» o «Sistema», che segue l'impostazione del dispositivo.

La sezione «Account» mostra l'indirizzo e-mail con cui accedete, se l'autenticazione a due fattori è attiva e il pulsante «Esci». «Modifica password» si trova più in alto, in fondo alla sezione «Dati personali».

1. 1Inserite la «Password attuale».
2. 2Scrivete la «Nuova password» e ripetetela in «Conferma nuova password». L'elenco sotto spunta i requisiti: almeno 12 caratteri, una lettera maiuscola, una lettera minuscola, un numero e un simbolo.
3. 3Toccate «Modifica password».

L'autenticazione a due fattori è facoltativa per i dipendenti ed è consigliata. Finché non è attiva, un avviso in cima all'area dipendenti la propone; «Non ora» lo nasconde per 30 giorni in quel browser. «Attiva» — nell'avviso o nella sezione «Account» — apre la configurazione: inserite la password attuale e toccate «Continua», scansionate il codice QR con un'app di autenticazione oppure digitate a mano la chiave mostrata sotto, annotate i codici di recupero, inserite il codice di sei cifre dell'app e toccate «Attiva».

«Esci» chiude la sessione su questo dispositivo. Il pulsante si trova nella sezione «Account» e nella barra in fondo allo schermo. Una sessione dura 12 ore; mentre lavorate viene prolungata, poi accedete di nuovo.

L'area ufficio è riservata ai proprietari e agli amministratori. L'accesso avviene con lo stesso account che usate in tutta la piattaforma; la prima pagina è la Dashboard.

1. 1Accedete con il vostro indirizzo e-mail e la vostra password.
2. 2Confermate il codice della vostra app di autenticazione.
3. 3Si apre la Dashboard con i dati della vostra azienda.

Sul computer il menu si trova sul lato sinistro dello schermo. Sul telefono diventa una barra orizzontale sopra il contenuto, che scorrete lateralmente. La voce della pagina aperta è evidenziata.

• «Dashboard» — la pagina iniziale con i dati della vostra azienda.
• «Rapporti» — i rapporti di lavoro dei vostri dipendenti e la loro approvazione.
• «Fatturazione» — un sottomenu con «Clienti» (le fatture che emettete), «Fornitori» e «Spese».
• «Banking» — conti bancari e transazioni.
• «Contabilità» — un sottomenu con «Registrazioni manuali», «Imposta sul valore aggiunto», «Conti annuali» e «Relazioni di bilancio».
• «Posta in arrivo» — i documenti che arrivano all'indirizzo della vostra azienda.
• «Clienti» — i clienti e i loro luoghi di lavoro.
• «Team» — le persone della vostra azienda e i loro accessi.
• «Impostazioni» — le vostre, quelle dell'azienda e quelle dell'applicazione.

In fondo al menu, «Area dipendenti» porta ai vostri rapporti di lavoro. Il pulsante sotto riduce il menu alle sole icone e si chiama «Riduci barra laterale» oppure «Espandi barra laterale»; la scelta resta salvata in quel browser.

• Il vostro nome, a sinistra — apre Impostazioni → Personale.
• Il campo di ricerca, al centro — cerca in tutta l'azienda.
• Il nome della vostra azienda, a destra — apre Impostazioni → Azienda. Quando è stato caricato un logo, il logo prende il posto del nome.

La Dashboard mostra il nome della vostra azienda e la data odierna, poi una fila di riquadri. Ogni riquadro porta all'area corrispondente. «Fatturato del trimestre» e «Rapporti da approvare» compaiono solo nelle aziende che registrano i rapporti di lavoro e li fatturano.

• «Fatturato del trimestre» — il totale del trimestre scelto più in basso; il trimestre scelto è indicato sotto la cifra. Il riquadro apre l'elenco delle fatture già filtrato sulle fatture emesse.
• «Clienti» — i clienti non archiviati.
• «Rapporti da approvare» — i rapporti inviati dai dipendenti e non ancora esaminati da nessuno.
• «Dipendenti» — le persone con il ruolo di dipendente.

Sotto i riquadri, «Cambi valuta» mostra quanto vale 1 CHF in EUR, USD e GBP. Sono i cambi di riferimento giornalieri della Banca centrale europea; la piattaforma li controlla ogni 5 minuti e indica la data di riferimento e l'ora dell'ultimo controllo. «Dati gratuiti BCE» apre la fonte.

1. 1Nella scheda «Fatturazione» scegliete «Anno» e «Trimestre».
2. 2Scegliete la «Valuta», se la vostra azienda ha fatture in più di una valuta.
3. 3Premete «Applica».

• «Fatturazione» — il totale del trimestre scelto, quante fatture sono state emesse e una barra per ciascuno dei tre mesi del trimestre. Contano le fatture emesse e pagate, IVA inclusa; le bozze restano fuori. Se nel trimestre non è stata emessa alcuna fattura, al posto del grafico compare un avviso. «Vedi fatture» apre l'elenco.
• «Piano e date» — il vostro piano, lo stato dell'azienda (In prova o Attiva; un'azienda sospesa o disdetta non apre più quest'area), la data di registrazione e, durante il periodo di prova, la sua data di fine oppure la dicitura «senza data di fine» se non ne è registrata una.
• «Dati aziendali» — «Tipo di azienda», «Ragione sociale», «IDI / N. IVA», «Indirizzo» e «Contatto». Se manca qualcosa, la scheda elenca i campi; altrimenti segnala che i dati sono completi. «Modifica dati» porta a Impostazioni → Azienda.
• «Team» — le prime sei persone con ruolo e stato (Attivo, Invito in sospeso o Bloccato) e quante persone ha il team. Gli inviti in sospeso sono indicati solo quando ce n'è almeno uno. «Gestisci team» apre l'elenco completo.

1. 1Fate clic sul campo di ricerca in alto, presente in ogni pagina.
2. 2Scrivete da 2 a 100 caratteri.
3. 3Premete «Cerca».

La pagina dei risultati raggruppa quello che ha trovato e conta ogni gruppo.

• «Clienti» — per nome o persona di contatto; i clienti archiviati sono contrassegnati.
• «Rapporti» — per cliente, luogo di lavoro, dipendente o data del lavoro. I rapporti non ancora inviati dal dipendente non compaiono.
• «Clienti» sotto «Fatturazione» — per numero di fattura, numero proprio o nome del cliente.
• «Fornitori» — per numero di fattura, fornitore o riferimento.
• «Spese» — per numero di ricevuta o fornitore.
• «Registrazioni manuali» — per numero della registrazione o descrizione di una riga.
• «Team» — per nome della persona.

«Impostazioni» ha tre schede: «Personale», «Azienda» e «App». «Personale» riguarda voi, non l'azienda.

• «Dati personali» — «Nome», «Cognome», «Numero di telefono» e l'indirizzo, cioè i dati che l'amministrazione della vostra azienda vede. «Salva» li registra.
• «Modifica password» — la password attuale e la nuova, scritta due volte.
• «Esci» — chiude la sessione in questo browser; il pulsante si trova accanto al vostro nome e al vostro indirizzo e-mail.

La scheda «App» contiene le «Preferenze», con «Lingua» (Deutsch, Italiano o English) e «Aspetto» (Chiaro, Scuro o Sistema), e due sezioni contabili: «Codici IVA» e «Piano dei conti». Entrambe le scelte restano salvate nel browser in cui state lavorando e valgono solo per voi: i vostri colleghi possono lavorare in un'altra lingua. La lingua non cambia la valuta, il paese o le impostazioni IVA dell'azienda. La scheda «Azienda» ha un capitolo dedicato.

La barra in fondo allo schermo è sempre presente. A sinistra «Aiuto e assistenza» apre questa guida. A destra «Contatti» propone «Supporto» e «Blog»; «Blog» si apre in una nuova scheda.

1. 1Aprite «Supporto» nella barra in fondo.
2. 2Controllate «Nome» e «La tua e-mail»; la risposta arriva a quell'indirizzo.
3. 3Scrivete un «Oggetto» e un «Messaggio» con quello che è successo.
4. 4Premete «Invia richiesta».

Quante richieste posso inviare?

Fino a 5 all'ora. Oltre questo limite il modulo chiede di attendere un'ora prima di riprovare.

Che cosa entra nel modulo?

Il nome accetta da 2 a 120 caratteri, l'oggetto da 3 a 160 e il messaggio da 10 a 5000. Il modulo accetta solo testo, senza allegati.

Dove ritrovo questa guida?

Sotto «Aiuto e assistenza» nella barra in fondo, da qualsiasi pagina della piattaforma e anche dalla pagina di accesso.

Tutte le impostazioni dell'azienda stanno in un'unica pagina. Nell'area ufficio aprite «Impostazioni» nella barra laterale e poi la scheda «Azienda». Ogni sezione della pagina è chiusa all'inizio: fate clic sulla sua barra del titolo per aprirla. I dipendenti non vedono mai questa pagina.

• Dall'intestazione — il nome dell'azienda, o il logo una volta caricato, porta alla stessa pagina.
• Dalla Dashboard — la scheda «Dati aziendali» indica quali voci mancano ancora e contiene il pulsante «Modifica dati».
• «N. cliente» — compare in cima alla pagina. Lo assegna la piattaforma e in azienda non si può modificare.
• «Posta in arrivo» — sulla stessa pagina si trova anche la sezione «Posta in arrivo» con l'indirizzo e-mail dell'azienda; è descritta nel capitolo «Posta in arrivo».

Il modulo in fondo alla pagina contiene l'identità dell'azienda. È diviso in due schede, «Azienda» e «Contatti e indirizzo», seguite dalla scheda in sola lettura «Paese e valuta».

• «Nome» — il nome con cui l'azienda compare in tutta la piattaforma. Obbligatorio, da 2 a 120 caratteri.
• «Ragione sociale» — il nome registrato, al massimo 200 caratteri.
• «IDI / N. IVA» — il numero fiscale; l'indicazione sotto il campo mostra il formato atteso, ad esempio CHE-123.456.789 IVA o DE123456789.
• «E-mail» e «Telefono» — i recapiti dell'ufficio.
• «Via e n.», «NPA» e «Località» — l'indirizzo postale.

1. 1Aprite «Impostazioni → Azienda» e andate al modulo in fondo alla pagina.
2. 2Modificate i campi che vi servono. I campi lasciati vuoti restano vuoti; solo «Nome» deve essere compilato.
3. 3Scegliete «Salva». Il messaggio «Modifiche salvate.» conferma l'operazione.

Tre valori di questa pagina non sono modificabili dall'azienda. La scheda «Paese e valuta», in fondo al modulo aziendale, mostra i primi due con i campi disattivati.

• «Paese» — compare nell'indirizzo del mittente sulle fatture.
• «Valuta» — la valuta di tutti gli importi della vostra azienda.
• «N. cliente» — il numero in cima alla pagina.

La scheda precisa che questi dati sono collegati al vostro abbonamento. Per farli modificare, usate il link «Supporto» nel piè di pagina.

La sezione «Logo e colore» è chiusa all'apertura della pagina. Fate clic sulla barra o sul pulsante con il più («Espandi»). A sinistra vedete il logo attuale su uno sfondo a scacchi, così restano visibili le zone trasparenti; senza logo compare «Nessun logo».

1. 1Espandete «Logo e colore».
2. 2In «File del logo» scegliete un'immagine. Sono ammessi PNG, JPG e WebP fino a 2 MB.
3. 3Scegliete «Carica logo», oppure «Sostituisci logo» se ne esiste già uno.

• La piattaforma conserva una propria copia in PNG e la riduce a un massimo di 800 × 400 pixel. Le immagini più piccole non vengono mai ingrandite.
• L'orientamento delle foto viene corretto e i metadati del file originale vengono rimossi.
• Il logo compare nell'intestazione dell'area ufficio, nell'intestazione dell'area dipendenti sul telefono e sulle fatture, a schermo e in stampa.
• «Rimuovi» cancella il logo subito, senza richiesta di conferma. Il colore resta invariato.

La seconda metà di «Logo e colore» definisce un colore per tutta l'azienda.

1. 1Espandete «Logo e colore» e andate a «Colore principale».
2. 2Scegliete un colore nel riquadro, digitate un codice nel campo accanto oppure selezionate uno dei cerchi sotto «Colori del tuo logo».
3. 3Controllate la sezione «Anteprima», che mostra «Voce attiva del menu» e «Altra voce del menu».
4. 4Scegliete «Salva colore».

• Il campo richiede un codice di sei caratteri nella forma #rrggbb. Finché è incompleto, «Salva colore» resta disattivato.
• «Colori del tuo logo» mostra fino a cinque colori letti dal logo, a partire dal più marcato. I toni molto chiari, molto scuri e senza colore vengono esclusi, come pure i toni che coprono meno dello 0,5 % dell'immagine, quindi un logo in bianco e nero non mostra cerchi.
• Il colore viene usato per il menu, i pulsanti e le voci evidenziate dell'area ufficio e dell'area dipendenti, per tutte le persone dell'azienda. Il colore del testo sopra di esso è scelto automaticamente perché resti leggibile.
• «Usa colori predefiniti» compare quando un colore è salvato e ripristina i colori di RelatixworK.

Il «Tipo di azienda» determina quali voci compaiono nel menu. Ogni tipo è presentato come una scheda con le funzionalità che comporta.

• «Servizi con rapporti giornalieri», contrassegnato «Disponibile» — porta «Rapporti dei dipendenti e approvazione» e «Fatturazione delle ore registrate nei rapporti».
• «Negozio e magazzino», contrassegnato «Prossimamente» — «Catalogo prodotti» e «Gestione delle scorte e del magazzino» sono elencati sotto «Funzionalità previste». L'opzione non è ancora selezionabile e la piattaforma la rifiuta.

1. 1Aprite «Impostazioni → Azienda» ed espandete «Tipo di azienda», la prima sezione della pagina.
2. 2Selezionate il tipo che corrisponde alla vostra azienda.
3. 3Scegliete «Salva tipo di azienda».

La sezione «Regime IVA» registra come la vostra azienda è trattata ai fini dell'IVA, periodo fiscale per periodo fiscale. L'avviso «Consulta il tuo contabile» in cima non è casuale: queste indicazioni guidano l'IVA di fatture, fatture dei fornitori e spese.

• «Numero IVA dell'azienda» — ripreso dai dati aziendali più in basso; se manca compare «Non indicato». Il numero da solo non comporta l'assoggettamento all'IVA.
• «Periodo fiscale» — l'elenco dei periodi creati. Se non ce n'è nessuno, compare la dicitura «Da configurare».

1. 1Espandete «Regime IVA» e scegliete «Nuovo periodo fiscale». «Inizio del periodo» e «Fine del periodo» sono precompilati con il 1° gennaio e il 31 dicembre, dell'anno in corso per il primo periodo e poi dell'anno successivo all'ultimo periodo registrato.
2. 2Rispondete a «L'azienda è assoggettata all'IVA in questo periodo?» con «Sì» o «No». Con «No» il periodo viene salvato senza sistema di rendiconto, senza metodo di rendiconto e senza codici IVA predefiniti.
3. 3Con «Sì» scegliete il «Sistema di rendiconto», «Sul fatturato» o «Sull'incassato», e il «Metodo di rendiconto»: «Effettivo», «Aliquote saldo», «Aliquote forfettarie» o «Altro». Con «Altro» va compilata la «Descrizione del metodo».
4. 4Spuntate «Rendiconto annuale» se è la periodicità che vale per la vostra azienda.
5. 5Scegliete il «Codice IVA predefinito per le vendite» e il «Codice IVA predefinito per gli acquisti».
6. 6Scegliete «Salva». «Annulla» lascia il periodo invariato.

• Sono proposti solo i codici compatibili con l'operazione e con le date del periodo. Provengono da «Impostazioni → App → Codici IVA».
• Il codice predefinito per le vendite deve permettere le vendite e quello per gli acquisti deve permettere gli acquisti; un codice previsto per entrambe le operazioni va bene in tutti e due i casi. I codici ancora da classificare e i codici con un importo fisso di IVA sull'importazione invece di una percentuale non vengono mai proposti.
• Accanto ai codici predefiniti del periodo selezionato, un codice può riportare le diciture «Inattivo», «Validità futura», «Scaduto» o «Da classificare». Un codice già associato può restare, anche se è inattivo.
• «Inizio del periodo» e «Fine del periodo» sono entrambi compresi, e i periodi non si possono sovrapporre, altrimenti compare: «Esiste già un periodo fiscale per queste date. Scegli date che non si sovrappongano.»
• «Rendiconto annuale» salva soltanto l'impostazione; all'amministrazione fiscale non viene inviato nulla.
• «Modifica periodo fiscale» agisce sul periodo selezionato nell'elenco. «Nuovo periodo fiscale» è disattivato quando l'ultimo periodo termina nell'anno 9999.
• I periodi fiscali non si possono eliminare. Si possono solo correggere, e ogni modifica viene registrata nel registro attività.

«Prezzi delle fatture» stabilisce come vengono letti i prezzi sulle nuove fatture.

1. 1Aprite «Impostazioni → Azienda» ed espandete «Prezzi delle fatture».
2. 2In «Prezzi inseriti» scegliete «IVA esclusa» o «IVA inclusa».
3. 3Scegliete «Salva preferenza».

• L'impostazione vale per le tariffe orarie e i prezzi unitari. Con «IVA inclusa» l'imposta viene scorporata dall'importo finale.
• È solo il punto di partenza di una nuova fattura; ogni bozza può passare all'altra opzione.
• Le fatture già esistenti mantengono i prezzi e i totali salvati.

Abbiamo cambiato l'indirizzo. Cambiano anche le fatture già inviate?

No. Ogni fattura mantiene i dati del mittente salvati su di essa. Solo le nuove bozze partono dai dati attuali.

Un dipendente può cambiare il logo o il colore?

No. Solo proprietari e amministratori aprono questa pagina. Il risultato lo vedono tutte le persone dell'azienda, nell'area ufficio e sul telefono.

Perché non posso selezionare «Negozio e magazzino»?

Riporta la dicitura «Prossimamente». Le funzionalità sono annunciate, ma il tipo non si può ancora attivare.

«Team» nella barra laterale dell'area ufficio elenca tutte le persone con accesso alla vostra azienda, a partire da chi fa parte del team da più tempo. L'intestazione sopra l'elenco le conta e la vostra riga è contrassegnata con «(tu)».

• Utente — nome e indirizzo e-mail della persona.
• Ruolo — «Proprietario», «Amministratore» o «Dipendente».
• Accesso — «Attivo», «Invito in sospeso» o «Bloccato».
• 2FA — se l'autenticazione a due fattori è attivata per quella persona.
• Dal — il giorno in cui la persona è stata aggiunta alla vostra azienda.

Tutti quelli che aggiungete qui ricevono il ruolo «Dipendente». I dipendenti usano solo l'area dipendenti: registrano i propri rapporti e non vedono mai i rapporti degli altri.

1. 1Aprite «Team». «Aggiungi dipendente» è la prima scheda, sopra l'elenco.
2. 2Compilate «Nome» (da 2 a 120 caratteri) e «E-mail» (al massimo 254 caratteri).
3. 3Fate clic su «Aggiungi». La persona compare subito nell'elenco.

• La persona non ha ancora una password — account nuovo, oppure account creato altrove il cui invito è ancora aperto: l'account viene creato se non esiste e parte un'e-mail con il link di attivazione. La conferma dice «Dipendente aggiunto. L'invito è stato inviato via e-mail.»
• La persona ha già una password, per esempio perché lavora per un'altra azienda sulla piattaforma: non parte nessuna e-mail e la password attuale continua a valere. Il nome che avete scritto non viene usato: la persona mantiene il nome del proprio account. La conferma dice «Dipendente aggiunto. La persona ha già un account e può accedere direttamente.»

Due risposte bloccano il modulo. Compaiono entrambe sotto il campo «E-mail», con «Verifica i campi contrassegnati.» sopra il modulo, e non viene aggiunto nessuno:

• «Questa persona fa già parte del team.» — l'indirizzo è già nel vostro elenco.
• «Questa e-mail non può essere aggiunta.» — l'indirizzo appartiene al team RelatixworK e non è ammesso per un dipendente.

L'invito è un'e-mail con oggetto «RelatixworK: Attiva il tuo account». Contiene un solo link, valido per 1 ora. La persona lo apre e sceglie una password.

• Almeno 12 caratteri
• Una lettera maiuscola
• Una lettera minuscola
• Un numero
• Un simbolo (ad es. ! ? # @)

Appena la password è salvata, la colonna «Accesso» passa da «Invito in sospeso» ad «Attivo» e la persona può accedere.

Finché una persona non ha impostato la password e non è bloccata, la sua riga mostra «Invito in sospeso» e il pulsante «Invia di nuovo».

1. 1Cercate la persona nell'elenco.
2. 2Fate clic su «Invia di nuovo» alla fine della riga.
3. 3Parte una nuova e-mail, di nuovo con un link valido per 1 ora.

• Attivo — la persona ha una password e può accedere.
• Invito in sospeso — l'account esiste, ma la password non è mai stata impostata. La persona non può ancora accedere.
• Bloccato — l'account è stato bloccato dal team RelatixworK. La persona non può accedere a nessuna azienda e il pulsante «Invia di nuovo» non compare.

La colonna «2FA» mostra il secondo fattore di ogni persona. La riga sotto l'intestazione dell'elenco enuncia la regola: «Per proprietari e amministratori l'autenticazione a due fattori è obbligatoria. Per i dipendenti è consigliata.»

• Attiva — la persona accede con la password e un codice preso da un'app di autenticazione.
• Richiesta all'accesso — un proprietario o un amministratore senza secondo fattore. Per questa persona restano chiuse sia l'area ufficio sia l'area dipendenti: ogni tentativo finisce sulla pagina di configurazione finché non è stata completata.
• Consigliata — un dipendente senza secondo fattore. La persona lavora normalmente; l'area dipendenti propone di attivarla e offre «Non ora», che nasconde il promemoria per 30 giorni su quel browser.

Il pulsante per rimuovere si trova alla fine della riga: un piccolo pulsante con la sola icona, il cui suggerimento dice «Rimuovi <nome>». Compare solo per i dipendenti, mai per proprietari, amministratori o per la vostra riga.

1. 1Cercate la persona nell'elenco.
2. 2Fate clic sul pulsante di rimozione alla fine della riga.
3. 3Confermate la domanda «Rimuovere <nome> dal team? La persona perderà immediatamente l'accesso.»

• I rapporti già inviati restano nella vostra azienda, con il nome di chi li ha scritti, e quelli approvati si possono ancora fatturare.
• Un rapporto ancora in bozza, o uno che avete restituito per la correzione, non si può più concludere: l'ufficio non vede mai le bozze e solo chi lo ha scritto può inviarlo per l'approvazione.
• L'account non viene cancellato. Chi lavora anche per un'altra azienda sulla piattaforma mantiene lì accesso e password: deve solo accedere di nuovo.
• Se la persona ha già una password, non serve un nuovo invito quando la aggiungete di nuovo.

• Ruoli — qui un dipendente non diventa amministratore; nemmeno proprietari e amministratori si possono rimuovere da qui. Rivolgetevi al Supporto, il link nel piè di pagina.
• Nome — l'elenco mostra il nome che la persona tiene nelle proprie impostazioni. Il nome che scrivete quando la aggiungete vale solo se l'account viene creato in quel momento; per un account che esiste già non viene usato.
• Indirizzo e-mail — qui non si corregge. Rimuovete la persona e aggiungetela di nuovo con l'indirizzo giusto, oppure rivolgetevi al Supporto.
• Bloccare un account — è riservato al team RelatixworK.

L'invito non è mai arrivato. Che cosa faccio?

Chiedete alla persona di guardare prima nella cartella dello spam. Poi usate «Invia di nuovo»: parte un nuovo link, valido per 1 ora.

La stessa persona può lavorare per due aziende?

Sì. Aggiungetela con lo stesso indirizzo e-mail: mantiene un solo account e una sola password, e ogni azienda la vede nel proprio elenco.

I rapporti spariscono se rimuovo qualcuno?

No. I rapporti già inviati restano nella vostra azienda con il nome di chi li ha scritti. Viene meno solo l'accesso.

Un cliente è l'azienda o la persona per cui lavorate. Ogni cliente ha uno o più luoghi di lavoro: un ufficio, un vano scale, un appartamento privato. Nel rapporto il dipendente non sceglie il cliente ma il luogo; il cliente viene assegnato automaticamente. Aprite «Clienti» nella barra laterale dell'area ufficio. Qui lavorano proprietari e amministratori; i dipendenti non vedono mai quest'area.

• Cliente — nome, persona di contatto, telefono, e-mail e note interne.
• Luogo di lavoro — nome, indirizzo e l'elenco delle attività abituali di quel luogo.
• L'elenco dei clienti è ordinato per nome. La colonna «Luoghi» conta solo i luoghi non archiviati.

1. 1Aprite «Clienti» e premete «Crea cliente».
2. 2Compilate «Nome». È l'unico campo obbligatorio: almeno 2 caratteri, al massimo 160.
3. 3Aggiungete «Persona di contatto», «Telefono» ed «E-mail» se li avete. L'indirizzo e-mail deve essere completo oppure restare vuoto.
4. 4Premete «Crea cliente». Si apre la pagina del nuovo cliente, pronta per il primo luogo di lavoro.

La pagina di un cliente ha due schede: in alto «Luoghi di lavoro», sotto «Dati del cliente». Modificate un campo in «Dati del cliente» e premete «Salva».

• Persona di contatto — fino a 120 caratteri.
• Telefono — fino a 40 caratteri.
• E-mail — fino a 254 caratteri, controllata come indirizzo.
• Note interne — fino a 5000 caratteri: istruzioni di accesso, accordi, tutto ciò che l'ufficio deve ricordare.

La ricerca nella barra in alto trova i clienti a partire da due caratteri, per nome e per persona di contatto, e mostra fino a otto risultati per categoria. Anche i clienti archiviati compaiono fra i risultati, contrassegnati come archiviati.

1. 1Aprite il cliente e premete «Nuovo luogo».
2. 2Compilate «Nome del luogo», da 2 a 160 caratteri. Usate il nome che i dipendenti conoscono, per esempio l'ufficio al secondo piano o il vano scale.
3. 3Aggiungete l'indirizzo: «Via e n.» fino a 200 caratteri, «NPA» fino a 20, «Località» fino a 120. Tutti e tre i campi sono facoltativi.
4. 4Scrivete le attività abituali, una per riga.
5. 5Premete «Crea luogo».

Le attività abituali di un luogo diventano la lista di controllo del rapporto. Nel campo «Attività abituali» scrivete un'attività per riga.

• Le righe vuote vengono eliminate e la stessa riga scritta due volte resta una sola.
• Al massimo 50 attività per luogo, ciascuna fino a 200 caratteri.
• L'intero campo contiene fino a 10 000 caratteri.

Nell'area dipendenti le attività compaiono sotto «Attività» appena il luogo viene scelto in «Cliente e luogo». Il dipendente spunta le attività svolte e può aggiungerne altre con «Aggiungi». Se un luogo non ha attività, il rapporto lo segnala e il dipendente scrive le proprie.

Clienti e luoghi non vengono mai eliminati. Quando un contratto finisce, archiviateli: lo storico resta completo e il nome sparisce da tutto ciò che è nuovo.

1. 1Aprite il cliente, o il luogo, e premete «Archivia» in alto a destra.
2. 2Confermate la domanda che compare.
3. 3Sulla pagina appare poi l'avviso che il cliente, o il luogo, è archiviato.

• Un luogo archiviato non compare più in «Cliente e luogo» nell'area dipendenti.
• Un cliente archiviato toglie da quell'elenco tutti i suoi luoghi, anche quelli che non sono archiviati a loro volta.
• Rapporti, fatture e tutto ciò che è già registrato restano esattamente come sono.
• «Riattiva», nello stesso punto, riporta subito il cliente o il luogo e non chiede conferma.

• Area dipendenti: l'elenco «Cliente e luogo» è raggruppato per cliente e propone solo i luoghi attivi di clienti attivi.
• Un rapporto che contiene già un luogo archiviato lo mantiene e può essere completato e approvato; solo le attività abituali non vengono più proposte per quel luogo.
• Area ufficio: l'elenco dei rapporti ha la colonna «Cliente e luogo», che indica prima il cliente e poi il luogo; contiene i rapporti «Da approvare», «Restituiti» e «Approvati», mai le bozze.
• «Fatturazione → Clienti»: quando create una fattura scegliete prima il «Cliente» e solo dopo i suoi rapporti approvati.
• Il nome del cliente compila «Nome del cliente». Se è selezionato esattamente un rapporto, l'indirizzo del suo luogo compila il campo «Indirizzo di fatturazione».

I clienti archiviati non vengono proposti quando si crea una fattura. Un cliente con rapporti approvati non ancora fatturati resta disponibile per quei rapporti.

Posso eliminare un cliente creato per errore?

No. L'eliminazione non esiste. Correggete il nome in «Dati del cliente» oppure archiviate il cliente, così sparisce da tutto ciò che è nuovo.

Un dipendente non trova un luogo nel rapporto. Perché?

O il luogo è archiviato, oppure lo è il suo cliente. Entrambi devono essere attivi. Riattivate quello archiviato.

L'archiviazione modifica rapporti o fatture già esistenti?

No. Tutto ciò che è già registrato resta leggibile e invariato, compreso il nome del cliente e del luogo.

Ho corretto l'elenco delle attività. Cambiano i rapporti del mese scorso?

No. Ogni rapporto mantiene le attività così come sono state registrate allora.

I dipendenti compilano i loro rapporti nell'area dipendenti. Appena qualcuno sceglie «Salva e invia», il rapporto compare in ufficio sotto «Rapporti» nella barra laterale. Non c'è nulla da inoltrare né da raccogliere a mano.

La Dashboard mostra la stessa informazione nel riquadro «Rapporti da approvare» con il numero attuale. Il riquadro apre lo stesso elenco.

L'elenco si apre su «Da approvare», cioè sui rapporti che attendono ancora una decisione. Sopra la tabella ci sono quattro filtri:

• «Da approvare» — inviati, ancora senza decisione. Ordinati per momento di invio, dal più vecchio, così in cima c'è il rapporto che aspetta da più tempo.
• «Restituiti» — rimandati indietro per correzione e non ancora inviati di nuovo.
• «Approvati» — già approvati, dalla giornata di lavoro più recente.
• «Tutti» — tutti i rapporti tranne le bozze, dalla giornata di lavoro più recente.

Ogni filtro tranne «Tutti» mostra tra parentesi il numero di rapporti in quello stato. La tabella ha cinque colonne: «Data», «Dipendente», «Cliente e luogo», «Ore» e «Stato». La colonna «Ore» indica l'orario di inizio e di fine e, tra parentesi, il tempo di lavoro al netto della pausa. «Cliente e luogo» viene nascosta sugli schermi più stretti di un tablet e sul telefono sparisce anche «Ore»; la data apre sempre il rapporto.

Un clic sulla data apre il rapporto. In alto trovate il nome del dipendente, il suo indirizzo e-mail e il momento dell'invio, accanto allo stato.

• «Rapporto» — la giornata di lavoro, l'orario di inizio e di fine con la pausa e il tempo di lavoro che ne risulta, più cliente e luogo con l'indirizzo.
• «Attività» — tutte le attività del rapporto: con il segno di spunta se svolte, barrate se non svolte.
• «Note» — quanto scritto dal dipendente: osservazioni, problemi riscontrati, materiale mancante.
• «Foto» — le immagini allegate al rapporto, al massimo dieci. Un clic sulla miniatura apre la foto intera in una nuova scheda.

Un rapporto da approvare mostra sopra i dettagli il riquadro «Revisione» con il pulsante «Approva».

1. 1Aprite il rapporto e controllate orari, attività, note e foto.
2. 2Premete «Approva».
3. 3Lo stato passa ad «Approvato» e al posto del riquadro «Revisione» compare una riga che indica chi ha approvato il rapporto e quando.

Se manca qualcosa o qualcosa non torna, restituite il rapporto invece di approvarlo. Il commento è obbligatorio: è l'unica cosa che il dipendente legge della vostra decisione.

1. 1Aprite il rapporto e andate al riquadro «Revisione».
2. 2Scrivete in «Commento per il dipendente» che cosa va corretto. Almeno tre caratteri, al massimo 2000.
3. 3Premete «Restituisci per correzione».

Lo stato passa a «Restituito». Da quel momento la pagina mostra chi ha restituito il rapporto, quando, e il commento completo, così tutto l'ufficio vede che cosa è stato chiesto.

• «Approvato» — nel rapporto compare la riga «Approvato da» con il vostro nome e la data; il rapporto non è più modificabile.
• «Restituito» — il vostro commento compare in cima al rapporto e l'intero rapporto torna modificabile, foto comprese.

Per rimandare in ufficio il rapporto corretto, il dipendente usa di nuovo «Salva e invia». Torna sotto «Da approvare» con un nuovo momento di invio e viene verificato come ogni altro rapporto.

Solo i rapporti approvati si possono fatturare. Un rapporto approvato mostra in alto il pulsante «Crea fattura»: apre una nuova fattura con quel cliente e quel rapporto già selezionati. Il tempo di lavoro del rapporto viene moltiplicato per la tariffa oraria che indicate nella fattura.

• Quando il rapporto è già su una fattura, lo stesso pulsante diventa «Vedi fattura» e porta direttamente a quella fattura.
• Un rapporto appartiene a una sola fattura. Una volta usato, sparisce da «Rapporti disponibili» in tutte le altre fatture, anche se quella fattura è ancora una bozza; eliminando la bozza il rapporto torna disponibile.
• Anche l'elenco dei rapporti ha in alto «Crea fattura», se preferite partire dalla fattura e scegliere lì i rapporti.

Posso annullare un'approvazione o una restituzione?

No. Per l'ufficio entrambe le decisioni sono definitive. Un rapporto restituito torna solo quando il dipendente lo invia di nuovo; un rapporto approvato resta approvato.

Posso correggere io gli orari o le note?

No. L'ufficio può solo approvare o restituire. Il contenuto appartiene a chi lo ha scritto e si modifica solo finché il rapporto è una bozza o è stato restituito.

Un rapporto di cui sono a conoscenza non compare nell'elenco. Perché?

O è ancora una bozza nell'area dipendenti di chi lo ha scritto — le bozze restano sulla piattaforma, ma le vede solo chi le ha scritte — oppure si trova sotto un altro filtro. Controllate prima «Tutti».

Chi vede le foto di un rapporto?

La persona che le ha scattate, oltre ai proprietari e agli amministratori della vostra azienda. Nessun altro, né dentro né fuori dalla piattaforma.

Nella barra laterale aprite «Fatturazione → Clienti». L'elenco mostra tutte le fatture della vostra azienda, a partire dall'ultima creata, con numero, cliente, data di emissione, stato e totale.

• Sopra l'elenco ci sono i filtri «Tutte», «Bozze», «Emesse» e «Pagate», ciascuno con il numero di fatture che contiene.
• Una bozza senza numero compare come «Bozza di fattura». Selezionate il numero per aprire il documento.
• «Crea fattura», in alto a destra, avvia una nuova fattura.

Una fattura può nascere da un rapporto approvato oppure senza alcun rapporto. I rapporti sono facoltativi, ma il cliente e almeno una riga — un rapporto o un servizio manuale — sono sempre necessari.

1. 1Da un rapporto: aprite «Rapporti», scegliete un rapporto approvato e usate «Crea fattura». Il cliente e quel rapporto sono già selezionati. Quando il rapporto appartiene a una fattura, nello stesso punto compare «Vedi fattura».
2. 2Da zero: in «Fatturazione → Clienti» usate «Crea fattura» e scegliete il cliente sotto «Cliente e rapporti».
3. 3Spuntate i rapporti desiderati sotto «Rapporti disponibili»; il pulsante accanto all'elenco passa da «Seleziona tutti» a «Cancella selezione».
4. 4Inserite tutto ciò che non ha un rapporto sotto «Servizi inseriti manualmente» con «Aggiungi servizio» e compilate «Descrizione del servizio», «Quantità» e «Prezzo unitario».
5. 5Verificate importi, date, «Codice IVA» e i due indirizzi, poi usate «Salva bozza».

• Una fattura contiene al massimo 500 righe, contando insieme rapporti e servizi manuali.
• Una descrizione del servizio accetta fino a 1000 caratteri.
• I «Dati aziendali» arrivano dal profilo aziendale. Sotto «Dati di fatturazione del cliente» il nome arriva dal cliente scelto, mentre l'indirizzo di fatturazione viene proposto solo se è selezionato un solo rapporto. Tutto si può correggere sulla fattura.

• Righe da rapporto: le ore arrivano dal rapporto stesso (inizio, fine e pausa). La «Tariffa oraria» vale per tutte le righe da rapporto della fattura; il campo compare solo quando è selezionato un rapporto e deve essere maggiore di zero.
• Servizi manuali: l'importo è «Quantità» moltiplicata per «Prezzo unitario». Entrambi accettano fino a due decimali; la quantità deve essere maggiore di zero e al massimo 1 000 000, il prezzo unitario può essere 0.00.
• «Prezzi inseriti» stabilisce se quello che scrivete è «IVA esclusa» o «IVA inclusa». La predefinizione arriva da «Impostazioni → Azienda» e ogni bozza può usare l'altra opzione.
• «Subtotale», «IVA» e «Totale» si aggiornano mentre scrivete. Ogni riga è arrotondata al centesimo e l'imposta è calcolata una sola volta, sulla somma delle righe.

Il «Codice IVA» sotto «Importi e date» determina l'aliquota. Si possono scegliere solo i codici per le vendite attivi e validi alla data di emissione.

• Il codice predefinito dell'azienda per il periodo corrispondente è già selezionato; «Usa il codice predefinito dell'azienda» lo ripristina dopo una modifica.
• Se cambiate la data di emissione, viene caricato il codice predefinito dell'azienda per il periodo corrispondente.
• Se l'azienda non è assoggettata all'IVA in quel periodo, non viene addebitata IVA e il documento lo indica.
• I codici si gestiscono in «Impostazioni → App», il regime IVA in «Impostazioni → Azienda».

• «Data di emissione» — la data stampata sul documento. Determina anche il «Codice IVA» e l'esercizio della registrazione.
• «Data di scadenza» — in una nuova fattura viene proposta 30 giorni dopo la data di emissione. Non può mai essere anteriore alla data di emissione.
• «Numero della fattura (facoltativo)» — se lo lasciate vuoto, il numero viene assegnato all'emissione nella forma RE-AAAA/1000: l'anno della data di emissione e un contatore che parte da 1000.
• Numero proprio: fino a 80 caratteri, lettere, cifre e i segni / . _ -, con lettera o cifra iniziale. Quello che scrivete viene salvato in maiuscolo.

• «Bozza» — niente è definitivo. Sono disponibili «Modifica bozza», «Elimina bozza» ed «Emetti fattura». Il documento è contrassegnato come bozza e non contiene un codice QR pagabile.
• «Emessa» — numero, coordinate bancarie e riferimento di pagamento sono fissati. Potete stampare la fattura, usare «Segna come pagata» oppure «Riporta in bozza».
• «Pagata» — il documento è bloccato: niente più modifiche e nessun ritorno in bozza. Restano possibili la stampa e il salvataggio in PDF.

1. 1Aprite la bozza, leggete il documento, usate «Emetti fattura» e confermate.
2. 2Quando il denaro è arrivato, usate «Segna come pagata» e confermate.
3. 3Per correggere una fattura emessa, usate «Riporta in bozza», modificatela ed emettetela di nuovo.

La sezione «Coordinate bancarie e QR-fattura» stabilisce come paga il cliente. Scegliete il «Conto bancario di accredito»; nelle nuove fatture viene proposto il conto predefinito dell'azienda e sono offerti solo i conti attivi nella valuta della fattura.

• Il conto e le sue impostazioni di pagamento si trovano in «Banking»; «Configura il conto bancario» vi porta direttamente lì.
• Se per quel conto la QR-fattura è attiva, la fattura riceve un bollettino di pagamento QR svizzero. Altrimenti le coordinate vengono stampate senza bollettino.
• Una QR-fattura richiede CHF o EUR e un IBAN svizzero valido — un QR-IBAN quando il «Tipo di riferimento» è «QR-IBAN + riferimento QR». Come beneficiario del pagamento compare il «Titolare del conto» registrato sul conto bancario, non i «Dati aziendali» della fattura: nome, NPA, città e paese sono obbligatori, via e numero civico facoltativi.
• «Includi l'indirizzo del pagatore» — proposto quando la QR-fattura è attiva — stampa il cliente sul bollettino. Il nome è sempre quello del cliente della fattura; NPA, città e paese sono obbligatori, via e numero civico facoltativi. Senza questi dati il bollettino lascia lo spazio da compilare al pagatore.

1. 1Aprite la fattura e usate «Stampa / Salva PDF».
2. 2Nella finestra di stampa scegliete il formato A4 al 100% e disattivate intestazioni e piè di pagina del browser.
3. 3Stampate il documento oppure salvatelo come file PDF con l'opzione del vostro browser.

• Solo le fatture emesse e pagate entrano in contabilità; una bozza non ci entra mai.
• Alla data di emissione vengono registrati il credito, il ricavo e l'IVA. Alla data di pagamento — il giorno in cui confermate «Segna come pagata», secondo l'ora svizzera — viene registrata l'entrata di denaro.
• Le stesse fatture confluiscono in «Contabilità → Imposta sul valore aggiunto» e «Contabilità → Conti annuali».

Un rapporto non compare nell'elenco.

Deve essere approvato e non deve appartenere a un'altra fattura, nemmeno a una bozza. L'elenco mostra solo i rapporti del cliente scelto sulla fattura.

Posso correggere una fattura dopo averla emessa?

Sì, finché non è pagata e finché l'esercizio della data di emissione è aperto. «Riporta in bozza» mantiene il numero riservato e conserva nella cronologia la versione emessa; dopo la correzione emettetela di nuovo.

Perché la mia bozza non ha il bollettino QR?

Le coordinate bancarie e il riferimento di pagamento vengono fissati solo all'emissione. Fino a quel momento la bozza serve per la verifica.

Entrambe si trovano nell'area ufficio, sotto «Fatturazione». Possono aprirle solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda, e soltanto con la verifica in due passaggi attiva sull'account.

• «Fatturazione → Fornitori» — una fattura che dovete ancora pagare: ha un numero di fattura, una scadenza e le coordinate bancarie. Passa per «Bozza», «Approvata» e «Pagata».
• «Fatturazione → Spese» — un giustificativo di un acquisto già fatto, di solito pagato subito: senza scadenza e senza coordinate bancarie. Passa per «Bozza» e «Registrata».

1. 1Aprite «Fatturazione → Fornitori» e scegliete «Carica fattura».
2. 2Usate «Scatta foto» per la fotocamera del dispositivo oppure «Scegli file» per prendere un documento dal computer.
3. 3Caricate un documento alla volta: un PDF o un'immagine JPEG, PNG o WebP fino a 10 MB.
4. 4Attendete la fine della lettura. La fattura si apre poi come bozza, pronta per la verifica.

Durante il caricamento la piattaforma prova a leggere il documento: il testo stampato, il testo di una fotografia e il codice QR svizzero, se presente. Quello che trova viene scritto nei campi come proposta — fornitore, numero della fattura, date, valuta, importi, IBAN, BIC, riferimento e messaggio di pagamento.

Le fatture che arrivano alla casella di posta aziendale diventano bozze da sole. Il pulsante «Posta in arrivo» nell'elenco apre i messaggi; una fattura nata così porta un pulsante che riporta al messaggio di origine, e l'eliminazione di quella bozza lascia comunque il messaggio e l'allegato nell'archivio. La ricezione delle email non è ancora attiva: la casella mostra «Ricezione email da collegare» finché il servizio email della piattaforma non viene collegato.

«Verifica fattura» apre il modulo. «Nome del fornitore» e «Numero della fattura del fornitore» sono obbligatori; «Numero fiscale / IVA del fornitore» e «Indirizzo del fornitore» sono facoltativi.

• «Data della fattura» — la data stampata sul documento.
• «Data di ricezione» — quando la fattura è arrivata in azienda. Determina il periodo fiscale aziendale applicabile a questo acquisto e il regime IVA da applicare; non può essere anteriore alla data della fattura.
• «Data di scadenza» — obbligatoria e non può essere anteriore alla data della fattura.
• «Valuta» — ripresa dal documento, altrimenti quella dell'azienda. Sono supportate solo le valute con due decimali.

In «Dati per il pagamento» trovate «Beneficiario», «IBAN», «BIC / SWIFT», «Riferimento di pagamento» e «Messaggio / istruzioni di pagamento». IBAN, BIC e riferimento vengono controllati nel formato prima di salvare la verifica. Gli importi restano nella valuta del documento; qui non c'è un tasso di cambio. La conversione in CHF avviene più avanti, nel rendiconto IVA e nei conti annuali, al cambio ufficiale della data con cui il documento viene contabilizzato.

1. 1In «Conti e IVA sugli acquisti» compilate «Descrizione del servizio o della spesa».
2. 2Scegliete il «Conto contabile».
3. 3Lasciate «Codice IVA per gli acquisti» su «Usa IVA del conto / dell'azienda» oppure scegliete un codice dall'elenco.
4. 4Inserite «Importo senza IVA» e «IVA del documento» esattamente come sono stampati.
5. 5Con «Aggiungi ripartizione» aggiungete altre righe, fino a 100 righe, e con «Rimuovi» ne togliete una. Una ripartizione resta sempre: sull'ultima riga «Rimuovi» non è disponibile.

• L'IVA inserita deve corrispondere all'aliquota del codice scelto, con una tolleranza massima di cinque centesimi per riga per l'arrotondamento; con un codice ad aliquota zero l'IVA del documento deve essere esattamente zero. Altrimenti la verifica non viene salvata.
• La percentuale di IVA deducibile si applica solo se l'azienda è assoggettata all'IVA in quel periodo e rendiconta con il metodo effettivo. In tutti gli altri casi la deduzione resta a zero e gli importi del documento rimangono invariati.
• Se il codice non definisce la percentuale, indicate voi il valore applicabile: non viene mai presunta una deduzione del 100%.
• I casi particolari — inversione contabile, rettifiche e IVA all'importazione — non rientrano in questo elenco e richiedono un trattamento separato.

1. 1Aprite la fattura e confrontate il riepilogo con il documento.
2. 2Scegliete «Approva per il pagamento». Il pulsante compare solo dopo aver salvato la verifica e quando esiste il regime IVA per la data di ricezione.
3. 3Pagate la fattura presso la vostra banca.
4. 4Scegliete «Registra pagamento», indicate la «Data del pagamento effettuato» e confermate con «Conferma pagamento».

La data del pagamento non può essere futura né anteriore alla data della fattura. Finché la fattura è «Approvata», «Riapri verifica» la riporta in bozza per correggere i dati. Se dopo il salvataggio della verifica sono cambiati i conti, i codici IVA o il regime IVA dell'azienda, l'approvazione viene rifiutata finché la verifica non viene salvata di nuovo.

Ogni registrazione conserva il file caricato, sotto «Documento originale», accanto ai dati e durante la verifica. Le immagini vengono mostrate e si ingrandiscono con «Apri documento»; un PDF si legge con «Scarica». Vi accedono solo il proprietario e gli amministratori dell'azienda. Le fotografie e le immagini vengono salvate in JPEG, ridotte a un massimo di 2800 pixel e senza dati EXIF o di posizione; un PDF resta come è stato caricato.

Usate «Fatturazione → Spese» quando avete un giustificativo invece di una fattura da pagare: uno scontrino, una ricevuta del carburante, il conto di un ristorante. Il percorso è lo stesso — «Carica giustificativo», poi «Scatta foto» o «Scegli file», quindi «Verifica la spesa», con gli stessi conti e la stessa IVA sugli acquisti; lì la riga si chiama «Descrizione della spesa» e il riepilogo si chiude con «Totale della spesa».

• «Numero del giustificativo (facoltativo)» — un giustificativo senza numero va bene; qui non ci sono scadenza né coordinate bancarie.
• La «Data della spesa» sostituisce la data della fattura; la «Data di ricezione» continua a determinare il regime IVA da applicare.
• «Conferma del pagamento» — spuntate «Confermo che questa spesa è già stata pagata» e indicate la «Data del pagamento effettuato». Potete farlo anche dopo, con «Registra pagamento»: il pulsante compare solo quando la spesa è registrata e finché non è stata salvata una data di pagamento.
• Non c'è approvazione: «Registra la spesa» è l'unico cambio di stato.

• «Contabilità → Imposta sul valore aggiunto» mostra l'IVA deducibile delle fatture dei fornitori approvate e pagate e delle spese registrate. Le bozze restano fuori. Se l'azienda rendiconta sull'incassato, un documento conta solo dalla data di pagamento confermata: finché il pagamento non è registrato resta fuori dal rendiconto.
• «Conti annuali» e «Relazioni di bilancio» usano gli stessi documenti. Una fattura del fornitore viene contabilizzata con la sua «Data di ricezione» e una spesa con la sua «Data della spesa»; gli importi in valuta estera vengono convertiti con il cambio ufficiale di quella data, mentre il pagamento usa il cambio della data di pagamento e la differenza viene registrata come differenza di cambio.
• Quando un esercizio è bloccato o chiuso, le fatture e le spese che vi rientrano — per data di ricezione e per data della spesa — non si possono più modificare. Un pagamento registrato dopo la fine dell'anno resta possibile se la sua data cade in un esercizio aperto.

Posso pagare un fornitore direttamente da RelatixworK?

No. Né l'approvazione né la registrazione del pagamento muovono denaro. La piattaforma prepara e conserva la registrazione; il bonifico si esegue presso la vostra banca.

La lettura automatica ha sbagliato gli importi. Cosa faccio?

Correggeteli a mano. Conta solo quello che salvate, e «Mostra il testo letto dal documento» permette di vedere cosa riportava davvero il documento.

Ho approvato una fattura con un errore.

Finché è «Approvata», usate «Riapri verifica», correggete i dati e approvatela di nuovo. Dopo «Registra pagamento» non si cambia più nulla.

Fattura del fornitore o spesa?

Se l'importo è ancora dovuto e avete coordinate bancarie e una scadenza, va in «Fornitori». Se è già pagato e avete solo un giustificativo, va in «Spese».

Banking elenca tutti i conti bancari e le casse della vostra azienda. Si apre dalla voce «Banking» nella barra laterale dell'area ufficio. Ogni scheda mostra il tipo di conto, la valuta e il saldo contabile in franchi; un conto bancario mostra anche il proprio IBAN e il saldo dell'estratto conto.

• «Aggiungi conto» — apre il modulo per un nuovo conto bancario o una nuova cassa.
• «Cerca nome, IBAN o conto» — filtra per nome, banca, IBAN o conto contabile; «Reimposta filtri» appare quando non c'è nessun risultato.
• «Mostra anche i conti disattivati» — mostra i conti disattivati.
• Il nome del conto apre il conto con i suoi estratti conto e le transazioni.

1. 1Aprite Banking e cliccate su «Aggiungi conto».
2. 2Scegliete «Conto bancario» oppure «Cassa».
3. 3Compilate «Denominazione interna» e «Valuta». Le valute disponibili sono CHF, EUR, USD e GBP.
4. 4Per un conto bancario inserite l'IBAN — l'IBAN ordinario del conto, mai un QR-IBAN, che ha un campo dedicato. «Nome della banca» e «BIC / SWIFT» sono facoltativi.
5. 5Per un conto bancario, in «Collegamento contabile» scegliete «Crea un nuovo conto contabile» oppure «Collega un conto esistente». Una cassa crea sempre un nuovo conto contabile.
6. 6Cliccate su «Salva».

Un nuovo conto contabile riceve un numero libero di quattro cifre tra 1000 e 1999 all'interno del «Gruppo contabile» scelto. Se lasciate vuoto «Numero di conto», viene assegnato automaticamente il primo numero libero. Un conto esistente si può collegare solo se ha un numero di quattro cifre che inizia con 1, non ha un'aliquota IVA, non ha conti subordinati e non è già collegato a un altro conto bancario o a una cassa.

Aprite il conto ed espandete «Modifica conto, pagamenti e QR-fattura», oppure «Modifica conto» per una cassa. Potete cambiare la denominazione interna, le osservazioni, il nome della banca, il BIC, i dati di pagamento e la casella «Attivo».

• Un conto disattivato conserva tutto lo storico e resta collegato al suo conto contabile.
• Sparisce dall'elenco finché non selezionate «Mostra anche i conti disattivati».
• Non accetta più l'importazione di estratti conto e non viene più proposto nelle fatture.

• «Saldo dell'estratto conto» — il saldo finale più recente comunicato dalla banca per questo conto, nella valuta del conto e con la sua data. Un estratto conto senza saldo finale non viene usato: la piattaforma non inventa un saldo bancario. Fino al primo saldo compare «Nessun estratto conto importato».
• «Saldo contabile · CHF» — il saldo odierno del conto contabile collegato, sempre in franchi, qualunque sia la valuta del conto. Le registrazioni con data futura non sono conteggiate e la sola importazione di un estratto conto non modifica questo importo.

Una cassa non ha il saldo dell'estratto conto. Il suo saldo segue le registrazioni del conto collegato e «Registrazioni manuali» porta dove si registrano entrate e uscite in contanti.

Scaricate dall'e-banking il file XML camt.053 e importatelo nel conto corrispondente.

1. 1Aprite il conto bancario e andate a «Importa camt.053».
2. 2Selezionate il documento in «File XML della banca».
3. 3Cliccate su «Controlla il file» e leggete l'«Anteprima dell'importazione»: per ogni estratto conto l'identificativo e l'IBAN, il periodo, «Movimenti contabilizzati dalla banca», «Entrate», «Uscite» e il «Saldo dell'estratto conto», oltre al numero di movimenti provvisori o informativi che non verranno importati.
4. 4Cliccate su «Conferma importazione» per importare — il file viene letto e verificato di nuovo — oppure su «Annulla» per scartare l'anteprima e scegliere un altro file.

• Un file può pesare fino a 10 MB e contenere al massimo 5000 movimenti e 100 estratti conto. Le versioni accettate vanno da camt.053.001.02 a camt.053.001.13.
• L'IBAN e la valuta del file devono corrispondere al conto in cui state importando.
• Vengono importati solo i movimenti contabilizzati dalla banca. I movimenti provvisori o informativi sono contati nell'anteprima ed esclusi; arriveranno con un estratto conto successivo.
• I movimenti già presenti vengono saltati. La conferma conta separatamente quelli importati da quelli saltati; questa seconda cifra comprende sia i movimenti già presenti sia quelli non ancora contabilizzati dalla banca.

Ogni importazione conserva il documento originale in «Estratti conto originali»: una riga per ogni estratto conto del file, con il nome del file, la data di importazione e il numero di transazioni contabilizzate. «Scarica» restituisce il file invariato e può scaricarlo solo un amministratore di questa azienda.

Un'importazione rifiutata non salva nulla: né le transazioni né il file originale. Il messaggio indica il motivo.

• L'IBAN o la valuta dell'estratto conto non corrispondono a questo conto — conto sbagliato o esportazione sbagliata.
• Il conto è disattivato, oppure è una cassa: gli estratti conto entrano solo nei conti bancari attivi.
• Il file è vuoto, supera i 10 MB, non è un documento camt.053 valido o è in una versione non supportata.
• L'estratto conto identifica il conto in un modo diverso dall'IBAN.
• Il file contiene troppi movimenti — esportate dall'e-banking un periodo più breve.
• Esiste già un estratto conto o un movimento con lo stesso riferimento ma con dati diversi.

Ho importato due volte lo stesso file. Le transazioni sono duplicate?

No. Il file viene riconosciuto e ricevete il messaggio che è già stato importato.

Una parte del periodo è già importata. Posso caricare l'esportazione più lunga?

Sì. Le transazioni già presenti vengono saltate e contate a parte; si aggiungono solo quelle nuove.

L'importazione segnala dati incoerenti. Che cosa faccio?

La banca ha fornito una versione diversa di un estratto conto o di un movimento già presente. Confrontate i due documenti e chiedete alla banca un'esportazione pulita del periodo.

Le transazioni importate compaiono in «Transazioni bancarie», dalla data contabile più recente, 50 per pagina, con «Precedente» e «Successiva» sotto l'elenco. «Cerca descrizione o riferimento» restringe l'elenco.

• «Data contabile» e «Data valuta» — le date comunicate dalla banca.
• «Descrizione e riferimento» — il testo della transazione, il suo riferimento e l'indicazione «Storno bancario» quando la banca ha stornato.
• «Importo» — le entrate compaiono con il segno più.
• «Dettagli della banca» — mostra la controparte e le comunicazioni di pagamento, insieme agli importi e ai cambi indicati dalla banca, quando l'estratto conto li contiene. Se per un movimento in valuta estera manca il cambio, viene segnalato.
• Un movimento cumulativo resta un'unica transazione; le singole voci sono elencate in «Dettagli della banca», così il totale non viene contato due volte.

Ogni conto bancario porta i dati di pagamento usati dalle fatture: alla creazione in «Pagamenti e QR-fattura», in seguito in «Modifica conto, pagamenti e QR-fattura». La pagina del conto riassume la situazione attuale in «Pagamento delle fatture».

• «Conto predefinito per le fatture» — questo conto è preselezionato nelle nuove fatture e nell'elenco dei conti della fattura porta l'indicazione «Predefinito». Per ogni azienda può essere predefinito un solo conto.
• «Allegare la sezione di pagamento QR alle fatture?» — «Sì, aggiungere il bollettino QR» oppure «No, usare solo i dati bancari». «Sì» si può scegliere solo per i conti in CHF o EUR.
• «Tipo di riferimento» — «IBAN + riferimento RF», «QR-IBAN + riferimento QR» oppure «IBAN senza riferimento»; le tre opzioni compaiono solo con il bollettino QR attivo. Il riferimento completo viene generato per ogni fattura.
• «QR-IBAN» e «Prefisso del riferimento QR» — i due campi compaiono solo per «QR-IBAN + riferimento QR». Il QR-IBAN è quello che la banca ha assegnato a questo conto; un IBAN ordinario qui viene rifiutato. Il prefisso è facoltativo e ammette fino a 6 cifre.
• «Beneficiario del pagamento» — nome, via, numero civico, NPA, città e codice paese a due lettere, come devono comparire sul bollettino QR.

La dashboard dell'area ufficio mostra «Cambi valuta»: il valore di 1 CHF in EUR, USD e GBP, dai riferimenti giornalieri gratuiti della Banca centrale europea. Il controllo è automatico ogni 5 minuti, all'apertura della dashboard e a ogni ritorno sulla pagina.

• Sotto i valori sono indicati la data di riferimento e l'ora dell'ultimo controllo.
• Se un aggiornamento non riesce, restano visibili gli ultimi valori ricevuti con la loro data.
• I cambi più vecchi di sette giorni vengono scartati e il riquadro segnala che i cambi sono temporaneamente non disponibili.

Le fatture clienti diventano scritture una volta emesse, le fatture fornitori una volta approvate, i giustificativi di spesa una volta registrati. Le registrazioni manuali coprono il resto; le bozze non sono mai incluse.

• Registrazioni manuali — le registrazioni che effettuate voi stessi.
• Imposta sul valore aggiunto — il rendiconto di un trimestre, semestre o anno intero.
• Conti annuali — configurazione conti, riporti dei saldi e operazioni di fine anno.
• Relazioni di bilancio — schede di conto, giornale, poste aperte e risultati.

Ogni nuova azienda parte con un piano dei conti svizzero: 106 conti in nove gruppi principali, da 1 Attivi a 9 Chiusura. I gruppi principali sono bloccati. Aprite Impostazioni → App → Piano dei conti. I 106 conti arrivano senza codice IVA: assegnatene uno a ogni conto che ne ha bisogno prima di registrarvi movimenti.

1. 1Espandete il gruppo o il conto sotto cui va la nuova voce.
2. 2Premete «Aggiungi sottoconto»: viene proposto il primo numero libero, da 2 a 12 cifre, che inizia con il numero del conto superiore.
3. 3Inserite il nome del conto e scegliete un codice IVA oppure «Non applicabile».
4. 4Premete «Salva». In seguito «Modifica» cambia il nome del conto e il codice IVA; il numero resta.

L'elenco «Codici IVA» della stessa pagina parte da 39 codici svizzeri: 25 sono disponibili, fra cui quelli in vigore dal 2024 (8,1% aliquota normale, 2,6% aliquota ridotta, 3,8% aliquota speciale per l'alloggio); gli altri 14 sono versioni precedenti con aliquote del 7,7%, del 2,5% e del 3,7%, valide dal 2018 al 2023 e inattive come storico. Filtrate con «Disponibili», «Storico» o «Tutti», oppure cercate per codice o descrizione.

1. 1Nella sezione «Codici IVA» premete «Crea codice IVA»; «Modifica codice IVA» apre lo stesso modulo per un codice esistente.
2. 2Inserite il «Codice» — fino a 30 caratteri, che inizia con una lettera o una cifra — e scegliete la «Categoria fiscale»: «Imponibile», «Aliquota zero», «Esente con diritto alla deduzione», «Escluso dall'imposta senza diritto alla deduzione», «Fuori dal campo di applicazione dell'IVA», «Inversione contabile», «Intracomunitario», «Importazione», «Esportazione» o «Personalizzato».
3. 3Inserite l'«Aliquota d'imposta (%)» — con una categoria senza imposta resta fissata a 0 — e la «Descrizione» con cui riconoscete il codice negli elenchi.
4. 4Indicate «Valido fino al» se il codice scade; lasciandolo vuoto non ha scadenza. Lo «Stato» decide se il codice è subito utilizzabile e parte da «Attivo».
5. 5Aprite «Dettagli aggiuntivi» per tutto il resto, poi premete «Salva».

• «Operazione» — «Vendite», «Acquisti» o «Vendite e acquisti». «Categoria dell'aliquota» — «Normale», «Ridotta», «Intermedia», «Super-ridotta», «Speciale» o «Altra».
• «Paese» e «Regione», entrambi facoltativi, e «Regime»: «Ordinario», «IVA per cassa», «Aliquote saldo», «Aliquote forfettarie», «Margine», «Piccole imprese», «Agricoltura», «Agenzie di viaggio», «Beni usati», «Oro da investimento», «Sportello unico (OSS)», «Sportello unico per le importazioni (IOSS)» o «Personalizzato».
• «Percentuale deducibile (%)» — la quota dell'IVA sugli acquisti che si può dedurre. Compare per ogni operazione tranne «Vendite» e non è l'aliquota d'imposta dell'operazione.
• «Aliquota di rendiconto (%)» — richiesta dai regimi che rendicontano con una percentuale propria, anch'essa distinta dall'aliquota d'imposta.
• «Base dell'aliquota» — proposta solo per la categoria «Importazione»: un'aliquota sul «Valore dell'operazione» oppure il «100% dell'IVA del documento» quando il documento la indica già.
• «Valido dal», «Riferimento normativo (facoltativo)» e «Nota per la fatturazione (facoltativa)», dove la nota è il testo che il codice porta sulle vostre fatture. La «Descrizione della configurazione personalizzata» è obbligatoria per la categoria «Personalizzato» e si chiama «Note sul regime applicabile» per le altre.

In Contabilità → Registrazioni manuali registrate ciò che nessuna fattura o giustificativo copre. Ogni riga porta un importo in Dare su un conto e lo stesso importo in Avere su un altro.

1. 1Impostate la data. Oggi è preselezionata e una data futura viene rifiutata.
2. 2Cercate il conto Dare e il conto Avere per numero o nome del conto. I due devono essere diversi.
3. 3Scrivete la descrizione, inserite l'importo e scegliete la valuta. CHF è preselezionato.
4. 4Premete «Aggiungi riga» per altre righe, fino a 100 per registrazione.
5. 5Premete «Registra movimento» e confermate.

• Numero del giustificativo — assegnato al momento della registrazione. La numerazione parte da 1000 per ogni azienda e i numeri non vengono mai riutilizzati.
• IVA — in sola lettura, deriva dai due conti. Codici diversi, o un codice non valido a quella data, bloccano la registrazione. Il codice viene solo salvato con il movimento: gli importi in Dare e in Avere non vengono aumentati né ridotti.
• Cambio — per le righe non in CHF, dall'Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini, richiesto di nuovo al momento della registrazione. Non esiste un cambio manuale: se non si ottiene, non si registra nulla.
• Importo in CHF — l'importo convertito effettivamente registrato.

Contabilità → Imposta sul valore aggiunto calcola in CHF quanto dovete o vi spetta. Scegliete l'esercizio e il periodo — «Anno intero», «Semestre 1» o «Semestre 2», da «Trimestre 1» a «Trimestre 4» — e premete «Mostra». Il periodo proposto segue il vostro regime: anno intero con il rendiconto annuale, semestre con le aliquote saldo, altrimenti il trimestre in corso.

• IVA dovuta — l'imposta sulle vostre vendite.
• Imposta precedente deducibile — l'imposta sugli acquisti che potete recuperare.
• IVA da versare o Credito IVA — la differenza fra le due.
• «Per codice IVA e conto» raggruppa gli importi; il dettaglio movimenti elenca ogni documento come «Incluso», «Incompleto» o «Da verificare».

La data determinante segue il documento: sul fatturato la data della fattura o del giustificativo, sull'incassato quella del pagamento, quindi un documento non pagato attende fino al pagamento. Sull'incassato una registrazione manuale conta solo se uno dei suoi due conti è il «Cassa / conto pagamenti» configurato; altrimenti figura come «Da verificare». Il metodo effettivo deduce l'imposta precedente ammessa; le aliquote saldo e forfettarie applicano l'aliquota autorizzata alla cifra d'affari lorda. Gli importi manuali includono l'IVA, che viene scorporata dal totale.

Fatture e giustificativi diventano scritture solo quando i conti di contropartita sono noti. Aprite Contabilità → Conti annuali ed espandete «Configurazione conti». Vale per l'esercizio scelto; un esercizio senza una configurazione propria usa la più recente fra quelle precedenti.

• Crediti verso clienti e Ricavi di vendita — per una fattura emessa.
• Debiti verso fornitori — per fatture fornitori e giustificativi di spesa.
• Cassa / conto pagamenti — il conto attraverso cui passa un pagamento.
• Imposta precedente e IVA dovuta — i due conti fiscali.
• Utile / perdita riportati (patrimonio) — dove va il risultato dell'esercizio.
• Differenze di cambio — utile o perdita fra il cambio della registrazione e quello del pagamento.

Il «Riporto saldi al 01.01.» riporta i conti di bilancio dell'anno precedente; l'utile o la perdita passa al conto di patrimonio configurato.

1. 1Aprite Contabilità → Conti annuali e impostate l'esercizio da aprire.
2. 2Sistemate ogni elemento sotto «Da completare prima del riporto o della chiusura».
3. 3Premete «Riportare i saldi», oppure «Ricalcolare il riporto» se ne esiste già uno.
4. 4Confermate. Ripetendo l'operazione si sostituisce il riporto precedente.

• L'anno precedente deve essere terminato.
• L'esercizio che riceve i saldi deve essere aperto, non bloccato e non chiuso.
• In presenza di utile o perdita, il conto di patrimonio deve essere configurato.

«Operazioni di fine anno» è in fondo alla pagina Conti annuali. La chiusura avviene in due passi: bloccare, poi chiudere. L'etichetta di stato indica «Aperto», «Bloccato» o «Chiuso».

1. 1Sistemate ogni elemento sotto «Da completare prima del riporto o della chiusura».
2. 2Premete «Blocca esercizio» e confermate. I saldi vengono salvati come sono.
3. 3Verificate i valori sotto «Relazioni di bilancio»; «Sblocca esercizio» riapre l'anno se serve.
4. 4Premete «Chiudi esercizio definitivamente» e confermate.

• Finché un esercizio è bloccato, non si registra né si modifica nulla con una data in quell'anno.
• Lo stesso blocco vale per l'esercizio precedente non appena questo esercizio è bloccato, chiuso o riportato, perché i saldi iniziali di questo esercizio provengono da lì.
• Un conto di chiusura della classe 9 con saldo residuo, o un esercizio anteriore con movimenti ma senza riporto, figura fra gli elementi da completare e blocca entrambe le operazioni.
• «Chiudi esercizio definitivamente» richiede un esercizio bloccato e terminato, senza voci bloccanti e con il riporto aggiornato.
• La chiusura riporta contemporaneamente i saldi nell'esercizio successivo, che deve essere ancora aperto e non avere a sua volta riportato i propri.

Contabilità → Relazioni di bilancio offre sei viste sulle stesse scritture. Scegliete l'esercizio, se serve spuntate «Confronta con l'anno precedente» e premete «Mostra».

• Scheda di conto — tutti i conti o un intervallo scelto, ciascuno con saldo iniziale e progressivo.
• Giornale — tutte le scritture per data, con i totali in Dare e in Avere.
• Poste aperte — documenti di clienti e fornitori aperti a una data di riferimento.
• Conto economico — con utile lordo, risultato dopo i costi del personale e risultato del periodo.
• Bilancio — attivi, passivi e patrimonio a una data di riferimento.
• Protocolli — operazioni su fatture, spese, conti, impostazioni IVA ed esercizi.

Impostate il periodo con «Dal» e «Al», o una data di riferimento per bilancio e poste aperte. La scheda di conto aggiunge «Tutti i conti» o un intervallo di conti, «Con saldo iniziale», «Solo conti con movimenti» e «Nascondi singole registrazioni»; conto economico e bilancio aggiungono «Livelli di conto» e «Mostra saldi a zero». Un campo di ricerca filtra schede di conto, giornale, poste aperte e protocolli e il giornale aggiunge il filtro «Origine». Premete «Applica filtri» per applicarli e «Reimposta filtri» per riportare tutto allo stato iniziale.

Posso correggere una registrazione manuale?

No. Registrate un secondo movimento che la storna e poi quello corretto.

Nel rendiconto IVA manca un documento. Perché?

Le bozze non sono mai incluse e, con il rendiconto sull'incassato, un documento compare solo dopo il pagamento. Altrimenti controllate il dettaglio movimenti: può figurare come «Da verificare».

La piattaforma invia il mio rendiconto IVA?

No. Calcola il rendiconto e mostra i documenti che lo compongono.

La posta in arrivo è il punto di ingresso dei documenti che arrivano per email. I fornitori inviano la fattura all'indirizzo aziendale; la piattaforma conserva il messaggio, mantiene ogni allegato invariato e prepara i documenti leggibili per la verifica tra le fatture dei fornitori. Nulla viene eliminato: l'email originale resta disponibile anche dopo l'elaborazione della fattura.

• Un registro di tutti i messaggi ricevuti all'indirizzo aziendale, con mittente, oggetto e momento di ricezione.
• Un archivio dei file originali, scaricabili esattamente come sono stati inviati.
• La preparazione automatica delle bozze di fattura fornitore a partire dagli allegati leggibili.

In cima alla posta in arrivo la scheda «Indirizzo email aziendale» mostra l'indirizzo che RelatixworK ha assegnato alla vostra azienda. È composto dal nome dell'azienda su relatixwork.ch; se quell'indirizzo è già assegnato viene aggiunto un suffisso. Ogni azienda ha un solo indirizzo e i dipendenti non ne hanno uno proprio. È fisso: cambiare il nome dell'azienda non lo modifica. La stessa scheda compare in «Impostazioni → Azienda», con il collegamento «Apri posta in arrivo aziendale».

1. 1Aprite «Posta in arrivo» nella barra laterale.
2. 2Selezionate «Copia indirizzo».
3. 3Comunicate l'indirizzo ai vostri fornitori oppure indicatelo nei loro portali come recapito per le fatture.

L'elenco mostra una riga per messaggio: mittente, oggetto e momento di ricezione. I messaggi non letti sono in grassetto e riportano l'etichetta «Da leggere». Ogni riga indica inoltre quanti allegati sono arrivati con il messaggio e, se ce ne sono, quanti sono diventati documenti di fattura.

1. 1Selezionate un messaggio per aprirlo.
2. 2Leggete i dati «Mittente», «Destinatario», «Ricevuta il» e, se il mittente lo ha indicato, «Inviata il».
3. 3Leggete sotto il testo del messaggio. Se l'email non conteneva testo semplice, compare invece l'avviso «Nessun contenuto testuale. Puoi scaricare l'email originale.».
4. 4Con «Scarica email originale (.eml)» salvate il messaggio completo, allegati inclusi.
5. 5Al termine selezionate «Segna come letta» e poi «Torna alla posta in arrivo».

• «In arrivo» e «Archiviate» — le due schede sopra l'elenco; ciascuna ha le proprie pagine.
• «Cerca mittente o oggetto» — il campo di ricerca considera solo mittente e oggetto, non il testo del messaggio né i nomi dei file. «Cerca» avvia la ricerca, che resta nella scheda aperta. Non c'è un pulsante per annullarla: il collegamento «Svuota» compare solo quando una ricerca non trova alcun messaggio.
• 25 messaggi per pagina; in fondo all'elenco trovate il totale e «Pagina x di y».

Sotto «Allegati» — il titolo ne indica il numero — ogni file arrivato con il messaggio ha la propria scheda con il nome del file, la dimensione in KB, uno stato e la nota «Originale conservato nell'archivio».

• «In attesa» — ricevuto, non ancora letto.
• «In elaborazione» — è in corso la lettura.
• «Fattura creata» — per questo documento esiste una bozza di fattura fornitore.
• «Solo archivio» — il file viene conservato, ma non può diventare una fattura: il formato non è leggibile oppure il file è troppo grande.
• «Allegato incorporato» — un'immagine inserita nel corpo del messaggio, per esempio una firma o un logo; non viene letta come fattura. Se lo stesso file arriva in seguito come allegato normale, può comunque essere importato.
• «Importazione da riprovare» — la lettura non è riuscita e può essere ripetuta.

«Scarica originale» salva il file esattamente come è arrivato. Se esiste una bozza, «Verifica fattura fornitore» la apre. Un messaggio senza file mostra «Questa email non contiene allegati.».

La lettura parte da sola appena il messaggio arriva: non dovete avviare nulla. Un PDF o un'immagine leggibile diventa una bozza tra le fatture dei fornitori, con fornitore, numero di fattura, date, valuta, IBAN e riferimento proposti a partire dal documento; se la fattura porta un codice QR svizzero viene letto anche quello. Se il documento non indica una valuta, vale la valuta dell'azienda. Come «Data di ricezione» vale il giorno dell'importazione.

1. 1Aprite il messaggio e cercate l'allegato con lo stato «Fattura creata».
2. 2Selezionate «Verifica fattura fornitore».
3. 3Confrontate ogni campo proposto con il documento originale e completate quello che manca.
4. 4Selezionate «Salva verifica» e poi «Approva per il pagamento» quando i dati sono corretti.

Lo stesso documento non genera due bozze: se il file era già stato importato o caricato tra le fatture dei fornitori, l'allegato rimanda alla fattura esistente. Un'email identica consegnata due volte viene archiviata una sola volta. Una copia non identica — la stessa fattura inviata di nuovo come file diverso — genera invece una seconda bozza; l'approvazione rifiuta una seconda fattura con lo stesso fornitore e lo stesso numero di fattura, così come un documento già registrato sotto «Spese».

Un allegato con «Importazione da riprovare» non è stato letto: il file era danneggiato oppure la lettura non è arrivata alla fine. Il pulsante «Riprova importazione fatture» compare accanto al titolo «Allegati» quando un documento di quel messaggio è ancora «In attesa», «In elaborazione» o «Importazione da riprovare».

1. 1Aprite il messaggio.
2. 2Selezionate «Riprova importazione fatture».
3. 3Attendete il ricaricamento della pagina e controllate lo stato di ogni allegato.

• File diversi da PDF, JPEG, PNG e WebP — per esempio documenti di testo, fogli di calcolo o archivi compressi. Il formato è riconosciuto dal contenuto del file, non dal nome o dall'estensione. Restano su «Solo archivio».
• Allegati più grandi di 10 MB. Vengono conservati con lo stato «Solo archivio» e non vengono letti.
• Immagini inserite nel corpo del messaggio; compaiono come «Allegato incorporato».
• Documenti senza contenuto leggibile: la bozza viene creata comunque, con i campi vuoti da completare a mano, e l'allegato mostra «Fattura creata».
• File danneggiati e PDF arrivati incompleti: non viene creato nulla e l'allegato resta su «Importazione da riprovare».

1. 1Aprite il messaggio.
2. 2Selezionate «Archivia email»; il messaggio passa nella scheda «Archiviate».
3. 3Per riportarlo indietro, apritelo in «Archiviate» e selezionate «Sposta in arrivo».

Archiviare serve solo a fare ordine. Le bozze già create restano intatte e i messaggi archiviati restano ricercabili nella loro scheda.

Posso rispondere a un'email da qui?

No. L'indirizzo aziendale riceve soltanto. Il mittente è indicato sotto «Mittente»; rispondete dal vostro programma di posta abituale.

Posso scegliere un altro indirizzo?

No. Lo assegna RelatixworK e resta lo stesso anche se cambia il nome dell'azienda.

Perché un messaggio risulta ancora da leggere dopo che l'ho aperto?

I messaggi si contrassegnano a mano. Nel messaggio aperto selezionate «Segna come letta».

Una fattura importata viene pagata da sola?

No. L'importazione prepara solo una bozza. Il pagamento viene verificato e registrato tra le fatture dei fornitori, e la piattaforma non trasferisce mai denaro.